Das Hotelsekretariat ist die Zentralstelle für die Verwaltung und Führung eines Hotels. Hotelsekretär(e)innen unterstützen die Betriebsleitung bzw. in größeren Hotels die Abteilungsleiter (z.B. Food and Beverage Bereich, Etagenleitung, Empfangsleitung, Einkauf, Personalabteilung usw.) in allen Belangen der kaufmännischen Betriebsführung, Organisation und Verwaltung. Sie bereiten Unterlagen vor, treffen Terminvereinbarungen und Zimmerreservierungen, führen die Korrespondenz und fertigen Protokolle über Besprechungen an. Schwerpunkte der Tätigkeit von HotelsekretärInnen sind die Zusammenarbeit mit dem Empfang (Rezeption) bei der Zimmerreservierung und -vermietung, die gesamte kaufmännische Administration, die Personalverwaltung, die Lagerverwaltung und der Bereich „Marketing und Werbung“. In kleineren Betrieben sind sie im gesamten Verwaltungsbereich tätig, in größeren Betrieben sind sie auf einzelne Aufgaben spezialisiert.

In Zusammenarbeit mit der Rezeption bearbeiten Hotelsekretär(e)innen die Zimmerreservierungen und führen die Gästekartei und das Hoteljournal. Im Bereich der Gästebetreuung informieren sie die Gäste über lokale Veranstaltungen, organisieren Theaterkarten und nehmen Wünsche und Beschwerden entgegen, die sie weiterleiten und positiv zu erledigen versuchen.

Weiters erledigen Hotelsekretär(e)innen die gesamte Hotelkorrespondenz, z.B. mit Reisebüros und -veranstaltern, Lieferanten, Transportunternehmen.

Neben den allgemeinen Sekretariatsarbeiten können Hotelsekretär(e)innen je nach betrieblicher Arbeitsorganisation auch mit besonderen Aufgaben (in allen Bereichen der Hotelwirtschaft, wie z.B. Marketing, Einkauf, Lager, Personal u.a.m.) befasst sein.