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SekretärIn

Berufsbereiche: Büro, Wirtschaft, Finanzwesen und Recht
Ausbildungsform: Schule
* Durchschnittliches Bruttoeinstiegsgehalt. Datengrundlage sind die entsprechenden Kollektivverträge. Diese werden um Informationen aus anderen Quellen wie zum Beispiel Microzensus-Daten (Statistik Austria) ergänzt. Eine Übersicht über alle Einstiegsgehälter finden Sie unter www.gehaltskompass.at. Die Mindest-Löhne und Mindest-Gehälter sind in den Branchen-Kollektivverträgen geregelt. Die aktuellen kollektivvertraglichen Lohn- und Gehaltstafeln finden Sie in den Kollektivvertrags-Datenbanken des Österreichischen Gewerkschaftsbundes (ÖGB) und der Wirtschaftskammer Österreich (WKÖ).

Tätigkeitsmerkmale

SekretärInnen übernehmen organisatorische und administrative Tätigkeiten zur Unterstützung der Unternehmensleitung. Dies ist daher ein vielseitiger Tätigkeitsbereich an der Schnittstelle zu allen Abteilungen und Stabstellen des Unternehmens.

SekretärInnen führen allgemeine Sekretariatstätigkeiten durch, z.B. die Postbearbeitung, Korrespondenz in Deutsch und Englisch, Erstellung von Excel-Listen, Reports und Präsentationen, Bestellung von Büromaterialien, Telefonbetreuung der KundInnen, Pflege der Klientendatenbank, Ablage- und Aktenverwaltung und die Koordination von Terminen.

SekretärInnen wirken als Kommunikationsschnittstelle zu internen Abteilungen sowie externen KundInnen und GeschäftspartnerInnen. Sie verfügen über fundierte Kenntnisse im Umgang mit Bürosoftware (z.B. MS Office, SAP) und ERP-Systemen*.

SekretärInnen übernehmen auch die Organisation und Vorbereitung von Meetings und Events. Bei betriebsinternen Besprechungen oder geschäftlichen Verhandlungen führen SekretärInnen das Protokoll.

SekretärInnen sind auch für die Bearbeitung von Rechnungen, Mahnwesen, Vorbereitungsarbeiten der Lohnverrechnung sowie für Basis-Buchhaltungstätigkeiten verantwortlich. Das Reisemanagement sowie die Reisekosten- und Spesenabrechnung gehört ebenfalls zu ihren Aufgaben sowie die Mitwirkung beim Projektcontrolling und Vorbereitung von Honorarabrechnungen.

 

*ERP-Software (Enterprise-Resource-Planning): Software, die unternehmerische Aufgaben abbildet und zur Unterstützung der Ressourcenplanung des gesamten Unternehmens eingesetzt wird, z.B. SAP und PeopleSoft.

hohe Kommunikationsfähigkeit, sattelfeste Rechtschreibung, Organisationsgeschick, sehr gute Englisch-Kenntnisse, strukturierter und selbstständiger Arbeitsstil, Diskretion, gepflegtes Auftreten, gute Allgemeinbildung und höfliche Umgangsformen,  interkulturelle und soziale Kompetenz.

Interesse - je nach Branche - an technischen oder Umwelt-Themen, Immobilien, Werkstoffen, medizinische Themen o.A.

Beschäftigungsbereiche finden sich in vielen Bereichen der Wirtschaft, in Büros von Gewerbe-, Industrie- und Handelsunternehmen, Immobilienwirtschaft, Bauunternehmen, Hotels bzw. Tourismus- und Businesshotellerie, Banken und Versicherungen sowie verschiedenen Institutionen und Organisationen im öffentlichen Dienst bzw. Verwaltung.

Häufig werden rechtsanwaltliche oder medizinische SekretärInnen gesucht (z.B. in Rehabilitationskliniken, wo u.a. auch Arztbriefe und Befunde nach Diktat, bzw. mit Spracherkennungssystem erstellt werden).

Mit entsprechender touristischer Grundausbildung und Berufserfahrung können HotelsekretärInnen in sämtlichen Abteilungen eines Hotelbetriebes, aber auch in anderen Bereichen der Tourismus- und Freizeitwirtschaft (z.B. Events, Messen und Kongresse, bei Fremdenverkehrsverbänden) tätig sein.

Bei entsprechender Weiterbildungsbereitschaft und mit entsprechender Berufserfahrung besteht die Möglichkeit, in höhere Positionen des Hotelmanagements, wie z.B. Sales- oder Marketing ManagerIn, ChefIn der Reservierungszentrale in einem Hotel oder einer Reservierungsagentur für mehrere Hotels auf- oder umzusteigen.

Stellenangebote im "eJob-Room" (Internet-Stellenvermittlung des AMS):

Der folgende Link führt zum Abfrage-Formular des eJob-Room für das Berufsbündel "SekretärIn", dem der Beruf "SekretärIn" zugeordnet ist. Im Formular können Sie dann noch das Bundesland und den Arbeitsort und andere Kriterien auswählen; nach einem Klick auf "Weiter" erhalten Sie die Stellenangebote.

offene Job-Angebote

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (HAS, HAK, HBLA, Lehre) oder Schule für wirtschaftliche Berufe, z.B. Handelsschule, Fachbereich Office Management und E-Business, Handelsakademie - Fachrichtung Sprachen und Tourismus, HLA für Tourismus, Fachschule für wirtschaftliche Berufe - Ausbildungsschwerpunkt Ernährung, Wellness und Sport, Wirtschaftsfachschule, Tourismusfachschule.

Kurse und Seminare:

Z.B. Praxislehrgang Büro- und DatenverarbeitungssekretärIn, Lehrgang für Büroberufe Lehrgang für Office Management
WIFI:  Basislehrgang und Aufbaulehrgang Office Assistent/in

In Jobausschreibungen werden oft AllrounderInnen mit Detailkenntnissen, etwa aus dem Rechnungs- und Bestellwesen oder technisches Grundwissen aus dem Bauwesen gesucht.Je nach Branche werden höher qualifizierte Arbeitskräfte verstärkt nachgefragt.

In manchen Jobausschreibungen wird der Abschluss einer bestimmten Studienrichtung (Rechtswissenschaften) oder bestimmte Kenntnisse der Terminologie (Fachbegriffe) vorausgesetzt. Eine fachliche Ausbildung – je nach Branche - eignet sich in jeden Fall meist als Berufseinstieg.

Ergebnisse aus dem Ausbildungskompass: