Office Assistant (m/w)

Berufsbereiche: Büro, Wirtschaft, Finanzwesen und Recht
Ausbildungsform: Schule
Einstiegsgehalt lt. KV: € 1.440,- bis € 2.070,- * Arbeitsmarkttrend: keine Angabe
* Die Gehaltsangaben entsprechen den Bruttogehältern bzw Bruttolöhnen beim Berufseinstieg. Achtung: meist beziehen sich die Angaben jedoch auf ein Berufsbündel und nicht nur auf den einen gesuchten Beruf. Datengrundlage sind die entsprechenden Mindestgehälter in den Kollektivverträgen (Stand: Juli 2018). Eine Übersicht über alle Einstiegsgehälter finden Sie unter www.gehaltskompass.at. Die Mindest-Löhne und Mindest-Gehälter sind in den Branchen-Kollektivverträgen geregelt. Die aktuellen kollektivvertraglichen Lohn- und Gehaltstafeln finden Sie in den Kollektivvertrags-Datenbanken des Österreichischen Gewerkschaftsbundes (ÖGB) und der Wirtschaftskammer Österreich (WKÖ).

Tätigkeitsmerkmale

Office Assistants erledigen organisatorische und administrative Tätigkeiten in Büros. Sie wirken als Kommunikationsschnittstelle zwischen internen Abteilungen sowie externen KundInnen und GeschäftspartnerInnen.

Die Haupttätigkeit eines/einer Office Assistant ist die Erledigung des anfallenden Schriftverkehrs, wie z.B. der Bearbeitung der ein- und ausgehenden Post, die Vorbereitung von Unterlagen oder die Verwaltung von Akten. Weiters treffen Office Assistants Terminvereinbarungen, bereiten Meetings vor und organisieren Besprechungen.

Auch Tätigkeiten im Bereich Rechnungswesen gehören zu den Aufgaben von Office Assistants. Beispielsweise bearbeiten sie Rechnungen oder bereiten Lohnabrechnungen vor. Ebenso übernehmen sie grundlegende Buchhaltungstätigkeiten und organisieren Ablage- und Ordnungssysteme.

Typische Tätigkeiten sind z.B.:

  • KundInnen empfangen
  • Termine koordinieren
  • Geschäftsreisen planen und organisieren
  • Spesen abrechnen
  • Büromaterialien bestellen
  • KundInnen telefonisch betreuen
  • Datenbanken pflegen
  • Protokolle führen
  • Fristen überwachen
  • EDV-Anwendungskenntnisse
  • Englischkenntnisse
  • Freude am Kontakt mit Menschen
  • Gerne im Büro arbeiten
  • Kommunikationsfähigkeit
  • Organisationstalent
  • Problemlösungsfähigkeit
  • Selbstständiges Arbeiten
  • Sinn für genaues Arbeiten

Beschäftigungsmöglichkeiten bieten z.B. folgende Unternehmen und Branchen:

  • Gewerbebetriebe
  • Handelsunternehmen
  • Industriebetriebe
  • Produktionsbetriebe
  • Dienstleistungsunternehmen
  • Öffentliche Verwaltung
  • Kanzleien
  • Botschaften

Die Aufgabenbereiche von Office Assistants weiten sich immer mehr auf Funktionen im Bereich Informationsmanagement und -koordination aus. Hinzu kommt eine zunehmende Digitalisierung des Arbeitsplatzes, z.B. durch den Einsatz von Clouds und elektronischer Arbeitsorganisation. Die Nachfrage nach qualifizierten Fachkräften, die ein breites Spektrum an Fähigkeiten mitbringen, ist hoch.

Besonders in international agierenden Unternehmen sind Fremdsprachen gefragte Kompetenzen. Zudem müssen Office Assistants über gute kommunikative und interkulturelle Fähigkeiten verfügen. Sie arbeiten zunehmend mit spezifischer Software, sodass erweiterte EDV-Anwendungskenntnisse die Chancen auf dem Arbeitsmarkt erhöhen.

Stellenangebote im "eJob-Room" (Internet-Stellenvermittlung des AMS):

Der folgende Link führt zum Abfrage-Formular des eJob-Room für das Berufsbündel "SekretärIn", dem der Beruf "Office Assistant (m/w)" zugeordnet ist. Im Formular können Sie dann noch das Bundesland und den Arbeitsort und andere Kriterien auswählen; nach einem Klick auf "Weiter" erhalten Sie die Stellenangebote.

offene Job-Angebote

Eine wirtschaftliche oder kaufmännische Ausbildung an berufsbildenden Schulen bietet eine gute Grundlage für diesen Beruf. Eine weitere Zugangsmöglichkeit sind Lehrausbildungen im kaufmännischen Bereich. Office Assistants müssen auch über grundlegendes betriebswirtschaftliches Know-how verfügen, sodass Qualifikationen in den Bereichen Buchhaltung, Kostenrechnung, Organisationsentwicklung oder Controlling vorteilhaft sind.
 

Ergebnisse aus dem Ausbildungskompass: