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Tätigkeitsmerkmale

VerwaltungsassistentInnen erledigen organisatorische und administrative Aufgaben in öffentlichen Institutionen und Einrichtungen sowie in großen Unternehmen. Sie sorgen für einen reibungslosen Ablauf der Büroorganisation und unterstützen Vorgesetzte sowie KollegInnen. Sie sind für die Terminplanung und -koordination zuständig, bearbeiten den Postein- und -ausgang und verwalten Akten und digitale Dokumente. Zudem erstellen VerwaltungsassistentInnen Berichte, Protokolle und Präsentationen.

Ein wesentlicher Aufgabenbereich ist die Betreuung von KundInnen und BesucherInnen im Rahmen des Parteienverkehrs. Zudem erteilen sie Auskünfte per Telefon und E-Mail. Oft fällt auch die Organisation von Besprechungen, Messen und Geschäftsreisen in den Aufgabenbereich von VerwaltungsassistentInnen. Weiters unterstützen sie die Buchhaltung bei der Erstellung von Rechnungen und Spesenabrechnungen. Sie überwachen die Zahlungseingänge und bearbeiten Mahnungen und Bestellungen. VerwaltungsassistentInnen organisieren außerdem die Beschaffung von Büromaterialien.

Typische Tätigkeiten sind z.B.:

  • Termine koordinieren
  • Akten und digitale Dokumente verwalten
  • KundInnen empfangen
  • Berichte, Protokolle und Präsentationen erstellen
  • Schriftverkehr abwickeln
  • Geschäftsreisen planen und organisieren
  • Spesen abrechnen
  • Zahlungseingänge überwachen
  • Büromaterialien bestellen
Siehe auch:
  • EDV-Anwendungskenntnisse
  • Englischkenntnisse
  • Freude am Kontakt mit Menschen
  • Gerne im Büro arbeiten
  • Kommunikationsfähigkeit
  • Organisationstalent
  • Problemlösungsfähigkeit
  • Selbstständiges Arbeiten
  • Sinn für genaues Arbeiten

Beschäftigungsmöglichkeiten bieten z.B. folgende Institutionen:

  • Öffentliche Verwaltung, z.B. Ämter, Behörden, Ministerien
  • Bildungseinrichtungen, z.B. Universitäten, Fachhochschulen, Schulen
  • Gesundheitseinrichtungen, z.B. Sozialversicherungsträger, Krankenhäuser, Verbände
  • Große Unternehmen mit eigenen Verwaltungsabteilungen
  • Kanzleien

Die Aufgaben der Büro- und Verwaltungsassistenz haben sich in den letzten Jahren gewandelt und erweitert. In diesem Berufsfeld sind oft AllrounderInnen gefragt, die Aufgaben und Prozesse koordinieren und dabei, je nach Aufgabengebiet, auch selbstständig Entscheidungen treffen. 

Die Berufsaussichten im öffentlichen Dienst sind positiv, zudem haben qualifizierte VerwaltungsassistentInnen auch in der Privatwirtschaft gute Chancen, insbesondere, wenn sie über Kenntnisse in den Bereichen Buchhaltung, Personalwesen sowie über gute digitale Kenntnisse verfügen.

Stellenangebote im "eJob-Room" (Internet-Stellenvermittlung des AMS):

Der folgende Link führt zum Abfrage-Formular des eJob-Room für das Berufsbündel "VerwaltungsassistentIn", dem der Beruf "VerwaltungsassistentIn" zugeordnet ist. Im Formular können Sie dann noch das Bundesland und den Arbeitsort und andere Kriterien auswählen; nach einem Klick auf "Weiter" erhalten Sie die Stellenangebote.

offene Job-Angebote

Eine gute Grundlage für diesen Beruf bieten kaufmännische oder wirtschaftliche Ausbildungen an berufsbildenden mittleren und höheren Schulen, z.B. Handelsakademien. Die Ausbildung an einer Handelsakademie umfasst meist Fächer wie Betriebswirtschaft, Unternehmensrechnung, Controlling, Wirtschaftsinformatik, Office Management und Volkswirtschaft. Zudem werden mindestens zwei lebende Fremdsprachen erlernt sowie praktische Erfahrungen im Rahmen von mehrwöchigen betrieblichen Pflichtpraktika erworben.

Auch der Abschluss einer allgemeinbildenden höheren Schule (AHS) kann einen Berufseinstieg ermöglichen. Hierbei ist aber zu beachten, dass eine AHS-Ausbildung keinerlei berufsspezifische Kenntnisse vermittelt. Diese müssen im Zuge des Dienstverhältnisses oder einer Zusatzausbildung erlangt werden.

Dieser Beruf kann auch im Rahmen einer Lehrausbildung erlernt werden, siehe dazu den Beruf VerwaltungsassistentIn (Lehre).

Ergebnisse aus dem Ausbildungskompass:

Weiterbildungsmöglichkeiten für AbsolventInnen von Fachschulen und Handelsschulen bieten beispielsweise Aufbaulehrgänge, die zur Matura führen, sowie eine Studienberechtigungsprüfung oder die Berufsreifeprüfung. Diese ermöglichen den Zugang zu Kollegs oder Universitäten, z.B. im Bereich Wirtschaft.

Zudem bieten die Verwaltungsakademie des Bundes und jene der Bundesländer Seminare, Zertifikate und Lehrgänge an.

Weiterbildungen können bei Erwachsenenbildungseinrichtungen wie BFI und WIFI sowie bei privaten Aus- und Weiterbildungsinstituten absolviert werden, z.B. in den Bereichen Office Management, Office Assistance, Rechnungswesen, SAP, Human Resources und Fremdsprachen.

Seit Herbst 2023 können an Universitäten, Fachhochschulen, Pädagogischen Hochschulen sowie Privatuniversitäten zusätzlich zum bisherigen Studienangebot auch berufsbegleitende Weiterbildungsstudien absolviert werden. Diese bieten auch Personen, die keine Hochschulreife (Matura, Berufsreife- oder Studienberechtigungsprüfung) besitzen, die Möglichkeit, den akademischen Titel "Bachelor Professional (BPr)" oder "Master Professional (MPr)" zu erwerben.

Für die Zulassung zu einem Bachelor-Professional-Studium ist ein einschlägiger beruflicher Ausbildungsabschluss (z.B. Lehre, BMS-Abschluss) oder eine mehrjährige Berufserfahrung im Studienbereich erforderlich.

Personen, die einen Master Professional abgeschlossen haben, können in der Folge dann auch ein Doktoratsstudium absolvieren.

Aufstiegsmöglichkeiten bieten nach Absolvierung entsprechender Weiterbildungen höhere Positionen in der Verwaltung, wie z.B. Sachbearbeitung oder Abteilungsleitung, sowie Funktionen wie Assistenz der Geschäftsführung oder BüroleiterIn.

Eine selbstständige Berufsausübung ist z.B. im Rahmen der freien Gewerbe "Lagerung und Vernichtung von Akten und Datenträgern (Evidenzbüro)", "Handelsgewerbe" und "Büroservice" möglich.

Ein freies Gewerbe erfordert keinen Befähigungsnachweis, sondern lediglich die Erfüllung der allgemeinen Voraussetzungen zur Anmeldung eines Gewerbes. Weitere Informationen finden Sie auf der Website der Wirtschaftskammer Österreich sowie in der Liste der freien Gewerbe.

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