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VerwaltungsassistentIn

Berufsbereiche: Büro, Wirtschaft, Finanzwesen und Recht
Ausbildungsform: Lehre
Infos zur Lehrlingsentschädigung (Lehrlingseinkommen)
Lehrzeit: 3 Jahre Einstiegsgehalt lt. KV: € 1.520,- bis € 1.790,- * Arbeitsmarkttrend: gleichbleibend
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* Die Gehaltsangaben entsprechen Bruttogehältern bzw. Bruttolöhnen beim Berufseinstieg. Datengrundlage sind die entsprechenden Kollektivverträge (Stand: Juli 2018). Eine Übersicht über alle Einstiegsgehälter finden Sie unter www.gehaltskompass.at. Die Mindest-Löhne und Mindest-Gehälter sind in den Branchen-Kollektivverträgen geregelt. Die aktuellen kollektivvertraglichen Lohn- und Gehaltstafeln finden Sie in den Kollektivvertrags-Datenbanken des Österreichischen Gewerkschaftsbundes (ÖGB) und der Wirtschaftskammer Österreich (WKÖ).

Tätigkeitsmerkmale

VerwaltungsassistentInnen erledigen die Büroarbeiten im Administrationsbereich großer Unternehmen und Institutionen, vor allem in Industriebetrieben und in der öffentlichen Verwaltung, aber auch etwa im Gesundheitswesen (Krankenhäuser), in Versicherungen, im Dienstleistungsbereich oder bei den Freien Berufen (Ärzte, Rechtsanwälte, Architekten usw.).

Eine wichtige Aufgabe der VerwaltungsassistentInnen ist die Erledigung des Postein- und -ausganges, der Ablage, Evidenz und Registratur. Sie fertigen Texte und sonstige Schriftstücke an, die sie formgerecht formulieren. Dabei arbeiten sie auch mit Formularen und Vordrucken. Sie stellen Berichte zusammen und werten diese aus, schreiben Briefe nach Diktat oder allgemeinen Angaben (Standardbriefe).

Viele dieser Schriftverkehrarbeiten erledigen die VerwaltungsassistentInnen mittels der elektronischen Datenverarbeitung (EDV). Sie erstellen etwa Adressdateien oder Textbausteine und bedienen die Textverarbeitungsprogramme.

Für den Tätigkeitsbereich der Büroorganisation sind die VerwaltungsassistentInnen mit der betrieblichen Struktur ihres Unternehmens vertraut. Sie kennen den Aufbau und die Aufgaben und Zuständigkeiten in der betrieblichen Verwaltung und die betrieblichen Arbeitsabläufe. Im Rahmen dieser Tätigkeiten legen die VerwaltungsassistentInnen Statistiken, Karteien, Dateien und Geschäftsstücke an, führen und archivieren sie. Auch der Verkehr mit Behörden, Sozialversicherungsträgern und anderen Organisationen gehört zu den Aufgaben der VerwaltungsassistentInnen.

Zu ihren bürotechnischen Organisations- und Arbeitsmitteln zählen z.B. Kartei- und Ablagesysteme, Bürogeräte sowie Kommunikationsmittel wie Telefonanlage, Faxgerät usw..

Die VerwaltungsassistentInnen verwalten Termine (koordinieren und überwachen) und bereiten Besprechungen, Sitzungen und Dienstreisen vor. Dabei bestellen sie Unterkünfte und reservieren Tickets. Auch die Nachbereitung von Dienstreisen und Veranstaltungen (etwa das Abrechnen der Reisespesen) fällt in den Aufgabenbereich der VerwaltungsassistentInnen. Oft haben sie auch Umgang mit KundInnen. (Anmeldung, Information und Betreuung der KundInnen und Parteien).

Weiters sind die VerwaltungsassistentInnen für die Beschaffung der für den Bürobetrieb notwendigen Materialien (Schreibmaterial und Papier, Ordner und Mappen, Einrichtungsgegenstände usw.) verantwortlich. Sie bestellen neues Material und rechnen die Lieferungen ab.

Auch das betriebliche Rechnungswesen wird von den VerwaltungsassistentInnen bearbeitet. Sie verfügen über Kenntnisse der betriebsspezifischen Steuern und Abgaben, kennen die Aufgaben und Funktionen sowie die rechnergestützten Abläufe des betrieblichen Rechnungswesens. Das betrifft die Lohn- und Gehaltsverrechnung und die Kostenrechnung. Ein Schwerpunkt ihrer Arbeit liegt in der Abwicklung des Zahlungsverkehrs mit Lieferanten, KundInnen, Behörden, Post und Geld- und Kreditinstituten. Sie buchen und kontieren die Zahlungsbeträge und erstellen Auswertungen und Statistiken zum Zahlungsverkehr und anderen Verwaltungsvorgängen.

VerwaltungsassistentInnen erledigen die Büroarbeiten im Administrationsbereich großer Unternehmen und Institutionen, vor allem in Industriebetrieben und in der öffentlichen Verwaltung, aber auch etwa im Gesundheitswesen (Krankenhäuser), in Versicherungen, im Dienstleistungsbereich oder bei den Freien Berufen (Ärzte, Rechtsanwälte, Architekten usw.).

Eine wichtige Aufgabe der VerwaltungsassistentInnen ist die Erledigung des Postein- und -ausganges, der Ablage, Evidenz und Registratur. Sie fertigen Texte und sonstige Schriftstücke an, die sie formgerecht formulieren. Dabei arbeiten sie auch mit Formularen und Vordrucken. Sie stellen Berichte zusammen und werten diese aus, schreiben Briefe nach Diktat oder allgemeinen Angaben (Standardbriefe).

Viele dieser Schriftverkehrarbeiten erledigen die VerwaltungsassistentInnen mittels der elektronischen Datenverarbeitung (EDV). Sie erstellen etwa Adressdateien oder Textbausteine und bedienen die Textverarbeitungsprogramme.

Für den Tätigkeitsbereich der Büroorganisation sind die VerwaltungsassistentInnen mit der betrieblichen Struktur ihres Unternehmens vertraut. Sie kennen den Aufbau und die Aufgaben und Zuständigkeiten in der betrieblichen Verwaltung und die betrieblichen Arbeitsabläufe. Im Rahmen dieser Tätigkeiten legen die VerwaltungsassistentInnen Statistiken, Karteien, Dateien und Geschäftsstücke an, führen und archivieren sie. Auch der Verkehr mit Behörden, Sozialversicherungsträgern und anderen Organisationen gehört zu den Aufgaben der VerwaltungsassistentInnen.

Zu ihren bürotechnischen Organisations- und Arbeitsmitteln zählen z.B. Kartei- und Ablagesysteme, Bürogeräte sowie Kommunikationsmittel wie Telefonanlage, Faxgerät usw..

Die VerwaltungsassistentInnen verwalten Termine (koordinieren und überwachen) und bereiten Besprechungen, Sitzungen und Dienstreisen vor. Dabei bestellen sie Unterkünfte und reservieren Tickets. Auch die Nachbereitung von Dienstreisen und Veranstaltungen (etwa das Abrechnen der Reisespesen) fällt …

  • Fingerfertigkeit: Maschinschreiben bzw. Bedienen der Computer-Tastatur
  • Sehvermögen: Bildschirmarbeit
  • mathematisch-rechnerische Fähigkeit: Buchhaltungsarbeiten, Rechnungswesen, Zahlungsverkehr
  • Organisationstalent: Koordinieren der Arbeitsabläufe, Terminplanung
  • Kontaktfähigkeit: Betreuen von Kunden und Parteien
  • Fähigkeit zur Zusammenarbeit: Arbeiten mit anderen Abteilungen, Teamarbeit innerhalb einer Abteilung
  • Sprachfertigkeit mündlich: Kontakt mit Kunden und Lieferanten
  • Sprachfertigkeit schriftlich: Schriftverkehr, Verfassen von Schriftstücken und Protokollen
  • logisch-analytisches Denken: Buchhaltung, Rechnungswesen, Ablageverwaltung
  • Merkfähigkeit: Verfassen von Protokollen, Telefondienst
  • Selbständigkeit: eigenverantwortliches Arbeiten in fast allen Aufgabenbereichen

Betriebe/Lehrbetriebe: Als Ausbildungs- und Beschäftigungsbetriebe für den Lehrberuf VerwaltungsassistentIn kommen vor allem der öffentliche Dienst und öffentliche Institutionen in Frage. Dazu zählen Verwaltungskörperschaften des Bundes, der Länder und der Gemeinden sowie z.B. Sozialversicherungen, Interessenvertretungen, Verbände oder Einrichtungen des Gesundheitswesens. Darüber hinaus bieten große Wirtschaftsunternehmen mit eigenen Verwaltungsabteilungen und Versicherungen Beschäftigungsmöglichkeiten. VerwaltungsassistentInnen können auch in Büros und Kanzleien von RechtsanwältInnen, NotarInnen, SteuerberaterInnen, WirtschaftstreuhänderInnen, ArchitektInnen oder ZiviltechnikerInnen tätig sein.

Lehrstellensituation: Die Zahl der Lehrlinge schwankte in den letzten Jahren nur leicht, sie bewegt sich jährlich insgesamt im unteren vierstelligen Bereich und damit auf eher hohem Niveau.

Unterschiede nach Geschlecht: Rund drei Viertel der Lehrlinge sind weiblich. In den letzten Jahren hat der Männeranteil allerdings leicht zugenommen.

Berufsaussichten: Ob E-Government oder digitale Akten - die Digitalisierung schreitet auch in der Verwaltung voran. Zu einer effizienten Verwaltung zählt aber nicht nur die moderne, digitale Infrastruktur. Es besteht auch Bedarf an MitarbeiterInnen, die entsprechende Fachkenntnisse besitzen und die moderne Büroorganisation sowie -kommunikation beherrschen. Auch wenn es immer wieder Einsparungsdiskussionen im öffentlichen Dienst und in öffentlichen Institutionen gibt, ist der Bedarf an kompetenten Verwaltungsfachkräften stabil.

Beschäftigungsaussichten: Die Beschäftigungsaussichten von VerwaltungsassistentInnen sind gut, da das Berufsbild den modernen Anforderungen im Verwaltungsbereich entspricht.

Stellenangebote im "eJob-Room" (Internet-Stellenvermittlung des AMS):

Der folgende Link führt zum Abfrage-Formular des eJob-Room für das Berufsbündel "VerwaltungsassistentIn", dem der Beruf "VerwaltungsassistentIn" zugeordnet ist. Im Formular können Sie dann noch das Bundesland und den Arbeitsort und andere Kriterien auswählen; nach einem Klick auf "Weiter" erhalten Sie die Stellenangebote.

offene Job-Angebote

offene Lehrstellen

Ergebnisse aus dem Ausbildungskompass:

Kollektivvertragliche Mindest-Sätze (Brutto *), alle Beträge in Euro
* Brutto = Wert VOR Abzug der Abgaben (Versicherungen, Steuern)

VerwaltungsassistentIn
Kollektivvertrag (Brutto-Einkommen) gültig ab
Öffentlicher Dienst (Angestellte)
gültig ab 01.01.2020
 01.01.2020
Sozialversicherungsträger (Angestellte)
gültig ab 01.01.2020
 01.01.2020
Gewerbe-Angestellte (Allgemeiner Kollektivertrag für die Angestellten im Handwerk und Gewerbe, in der Dienstleistung, in Information und Consulting); die hier erfassten Gewerbe sowie die Gewerbe mit eigenen Regelungen sind beim Lehrberuf "Bürokaufmann/-frau" angeführt (Angestellte)
gültig ab 01.01.2020
 01.01.2020
Industrie-Angestellte (Allgemeiner Kollektivertrag für Angestellte der Industrie); die hier erfassten Industriezweige sowie die Industriezweige mit eigenen Regelungen sind beim Lehrberuf "Industriekaufmann/-frau" angeführt (Angestellte)
gültig ab 01.11.2019
 01.11.2019
Justizbetreuungsagentur (JBA) (Angestellte+Arbeiter)
gültig ab 01.01.2020
 01.01.2020
Universitäten (Angestellte+Arbeiter)
gültig ab 01.01.2020
 01.01.2020
WIEN: Gemeinde-Angestellte (gemäß Dienstvorschrift für Lehrlinge); die angeführten Werte enthalten die monatliche Pauschalabgeltung für Nebengebühren (Gemeindebedienstete)
gültig ab 01.11.2019
 01.11.2019
Neben diesen allgemeinen Kollektivverträgen gibt es in zahlreichen Gewerbe- und Industriebereichen eigene Kollektivverträge mit abweichenden Regelungen! Die Werte für einzelne Gewerbe finden Sie beim Lehrberuf "Bürokaufmann/-frau", die Werte für einzelne Industriebranchen beim Lehrberuf "Industriekaufmann/-frau"! (Angestellte)
VerwaltungsassistentIn (inkl. Doppellehren)
Anz./Jahr 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019
männlich 296 299 280 289 319 366 372 403 407 435
weiblich 1.148 1.133 1.053 1.060 1.095 1.087 1.033 1.111 1.145 1.242
gesamt 1.444 1.432 1.333 1.349 1.414 1.453 1.405 1.514 1.552 1.677
Frauenanteil 79,5% 79,1% 79,0% 78,6% 77,4% 74,8% 73,5% 73,4% 73,8% 74,1%
Quelle: WKÖ - Wirtschaftskammer Österreich
VerwaltungsassistentIn
Verwandte Lehrberufe LAP-Ersatz *
Archiv-, Bibliotheks- und InformationsassistentIn nein
Bankkaufmann/-frau nein
Betriebsdienstleistungskaufmann/-frau nein
Betriebslogistikkaufmann/-frau nein
Buch- und MedienwirtschafterIn - Buch- und Musikalienhandel nein
Buch- und MedienwirtschafterIn - Buch- und Pressegroßhandel nein
Buch- und MedienwirtschafterIn - Verlag nein
Bürokaufmann/-frau ja <
DrogistIn nein
E-Commerce-Kaufmann/-frau nein
EDV-Kaufmann/-frau nein
EinkäuferIn nein
Einzelhandelskaufmann/-frau - Schwerpunkt Allgemeiner Einzelhandel nein
Einzelhandelskaufmann/-frau - Schwerpunkt Baustoffhandel nein
Einzelhandelskaufmann/-frau - Schwerpunkt Einrichtungsberatung nein
Einzelhandelskaufmann/-frau - Schwerpunkt Eisen- und Hartwaren nein
Einzelhandelskaufmann/-frau - Schwerpunkt Elektro-Elektronikberatung nein
Einzelhandelskaufmann/-frau - Schwerpunkt Feinkostfachverkauf nein
Einzelhandelskaufmann/-frau - Schwerpunkt Gartencenter nein
Einzelhandelskaufmann/-frau - Schwerpunkt Kraftfahrzeuge und Ersatzteile nein
Einzelhandelskaufmann/-frau - Schwerpunkt Lebensmittelhandel nein
Einzelhandelskaufmann/-frau - Schwerpunkt Parfümerie nein
Einzelhandelskaufmann/-frau - Schwerpunkt Schuhe nein
Einzelhandelskaufmann/-frau - Schwerpunkt Sportartikel nein
Einzelhandelskaufmann/-frau - Schwerpunkt Telekommunikation nein
Einzelhandelskaufmann/-frau - Schwerpunkt Textilhandel nein
Einzelhandelskaufmann/-frau - Schwerpunkt Uhren- und Juwelenberatung nein
Finanz- und RechnungswesenassistentIn nein
Finanzdienstleistungskaufmann/-frau nein
Foto- und Multimediakaufmann/-frau nein
Großhandelskaufmann/-frau nein
Hotel- und GastgewerbeassistentIn nein
Hotelkaufmann/-frau nein
Immobilienkaufmann/-frau nein
Industriekaufmann/-frau nein
Medizinproduktekaufmann/-frau nein
Mobilitätsservicekaufmann/-frau nein
PersonaldienstleistungsassistentIn nein
Pharmazeutisch-kaufmännisch(er/e) AssistentIn nein
RechtskanzleiassistentIn nein
ReisebüroassistentIn nein
Speditionskaufmann/-frau nein
SpeditionslogistikerIn nein
SportadministratorIn nein
SteuerassistentIn nein
Versicherungskaufmann/-frau nein
Waffen- und MunitionshändlerIn nein
* LAP-Ersatz = Lehrabschlussprüfungs-Ersatz
< Die LAP im beschriebenen Lehrberuf ersetzt die LAP des verwandten Lehrberufs.

Folgende berufsbildende Schulen bieten teilweise eine ähnliche Ausbildung wie der Lehrberuf:

Normalformen (für 14-Jährige):

Sonderformen (für Erwachsene), die auch als Weiterbildung für LehrabsolventInnen geeignet sind:

Berufsförderungsinstitut (BFI) und Wirtschaftsförderungsinstitut (WIFI) führen für viele Tätigkeitsbereiche der VerwaltungsassistentInnen Weiterbildungskurse durch. Außerdem bieten die Kammer für Arbeiter und Angestellte (AK) und die Volkshochschulen einschlägige kaufmännische Weiterbildungsmöglichkeiten an. In großen Betrieben und im öffentlichen Dienst werden zur verwaltungstechnischen und kaufmännischen Weiterbildung ebenfalls Kurse oder Seminare durchgeführt. Vielfach halten auch Computerfirmen Einschulungsseminare ab.

Mehr Infos zu Weiterbildungen in der Weiterbildungsdatenbank

Aufstiegsmöglichkeiten:

VerwaltungsassistentInnen können zu Chef-, Vorstands-, DirektionssekretärInnen, Bürovorständen oder AbteilungsleiterInnen aufsteigen.

Selbstständige Berufsausübung:

Die Möglichkeit einer selbstständigen Berufsausübung (als GewerbeinhaberIn, PächterIn oder GeschäftsführerIn) besteht für VerwaltungsassistentInnen in folgenden freien Gewerben:

  • Büroservice (Zurverfügungstellung bürotechnischer Einrichtungen und die Durchführung von Büroarbeiten, eingeschränkt auf Schreibarbeiten, die Adressierung, Kuvertierung, Paketierung von Poststücken, die Durchführung von Botengängen sowie die Entgegennahme und Weitergabe von telefonischen oder im Wege anderer Kommunikationsmittel eingelangten Nachrichten)
  • Lagerung und Vernichtung von Akten und Datenträgern (Evidenzbüro)

Weiters können VerwaltungsassistentInnen im Handelsgewerbe tätig sein. Das Handelsgewerbe ist ein freies Gewerbe und erfordert keinen Befähigungsnachweis, sondern lediglich eine Anmeldung bei der Gewerbebehörde.

Weitere freie Gewerbe finden Sie hier: https://www.bmdw.gv.at/Unternehmen/Gewerbe/Documents/Bundeseinheitliche_Liste_der_freien_Gewerbe.pdf

Broschüren/Folder mit Informationen zum Beruf:

Lehrberufe in Österreich - Ausbildungen mit Zukunft (Broschüre)
Reihe: Publikation des Bundesministeriums für Digitalisierung und Wirtschaftsstandort (BMDW) und der Wirtschaftskammer (WKÖ)
Fundstelle: Büro, Verwaltung, Organisation, Seite 46
Schule oder Lehre? 2 Wege zum Wunschberuf (Broschüre)
Reihe: Berufswahl
Fundstelle: Büro, Seite 24
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