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VerwaltungsassistentIn

Berufsbereiche: Büro, Wirtschaft, Finanzwesen und Recht
Ausbildungsform: Lehre
Infos zur Lehrlingsentschädigung
* Durchschnittliches Bruttoeinstiegsgehalt. Datengrundlage sind die entsprechenden Kollektivverträge. Diese werden um Informationen aus anderen Quellen wie zum Beispiel Microzensus-Daten (Statistik Austria) ergänzt. Eine Übersicht über alle Einstiegsgehälter finden Sie unter www.gehaltskompass.at. Die Mindest-Löhne und Mindest-Gehälter sind in den Branchen-Kollektivverträgen geregelt. Die aktuellen kollektivvertraglichen Lohn- und Gehaltstafeln finden Sie in den Kollektivvertrags-Datenbanken des Österreichischen Gewerkschaftsbundes (ÖGB) und der Wirtschaftskammer Österreich (WKÖ).

Tätigkeitsmerkmale

VerwaltungsassistentInnen erledigen die Büroarbeiten im Administrationsbereich großer Unternehmen und Institutionen, vor allem in Industriebetrieben und in der öffentlichen Verwaltung, aber auch etwa im Gesundheitswesen (Krankenhäuser), in Versicherungen, im Dienstleistungsbereich oder bei den Freien Berufen (Ärzte, Rechtsanwälte, Architekten usw.).

Eine wichtige Aufgabe der VerwaltungsassistentInnen ist die Erledigung des Postein- und -ausganges, der Ablage, Evidenz und Registratur. Sie fertigen Texte und sonstige Schriftstücke an, die sie formgerecht formulieren. Dabei arbeiten sie auch mit Formularen und Vordrucken. Sie stellen Berichte zusammen und werten diese aus, schreiben Briefe nach Diktat oder allgemeinen Angaben (Standardbriefe).

Viele dieser Schriftverkehrarbeiten erledigen die VerwaltungsassistentInnen mittels der elektronischen Datenverarbeitung (EDV). Sie erstellen etwa Adressdateien oder Textbausteine und bedienen die Textverarbeitungsprogramme.

Für den Tätigkeitsbereich der Büroorganisation sind die VerwaltungsassistentInnen mit der betrieblichen Struktur ihres Unternehmens vertraut. Sie kennen den Aufbau und die Aufgaben und Zuständigkeiten in der betrieblichen Verwaltung und die betrieblichen Arbeitsabläufe. Im Rahmen dieser Tätigkeiten legen die VerwaltungsassistentInnen Statistiken, Karteien, Dateien und Geschäftsstücke an, führen und archivieren sie. Auch der Verkehr mit Behörden, Sozialversicherungsträgern und anderen Organisationen gehört zu den Aufgaben der VerwaltungsassistentInnen.

Zu ihren bürotechnischen Organisations- und Arbeitsmitteln zählen z.B. Kartei- und Ablagesysteme, Bürogeräte sowie Kommunikationsmittel wie Telefonanlage, Faxgerät usw..

Die VerwaltungsassistentInnen verwalten Termine (koordinieren und überwachen) und bereiten Besprechungen, Sitzungen und Dienstreisen vor. Dabei bestellen sie Unterkünfte und reservieren Tickets. Auch die Nachbereitung von Dienstreisen und Veranstaltungen (etwa das Abrechnen der Reisespesen) fällt in den Aufgabenbereich der VerwaltungsassistentInnen. Oft haben sie auch Umgang mit KundInnen. (Anmeldung, Information und Betreuung der KundInnen und Parteien).

Weiters sind die VerwaltungsassistentInnen für die Beschaffung der für den Bürobetrieb notwendigen Materialien (Schreibmaterial und Papier, Ordner und Mappen, Einrichtungsgegenstände usw.) verantwortlich. Sie bestellen neues Material und rechnen die Lieferungen ab.

Auch das betriebliche Rechnungswesen wird von den VerwaltungsassistentInnen bearbeitet. Sie verfügen über Kenntnisse der betriebsspezifischen Steuern und Abgaben, kennen die Aufgaben und Funktionen sowie die rechnergestützten Abläufe des betrieblichen Rechnungswesens. Das betrifft die Lohn- und Gehaltsverrechnung und die Kostenrechnung. Ein Schwerpunkt ihrer Arbeit liegt in der Abwicklung des Zahlungsverkehrs mit Lieferanten, KundInnen, Behörden, Post und Geld- und Kreditinstituten. Sie buchen und kontieren die Zahlungsbeträge und erstellen Auswertungen und Statistiken zum Zahlungsverkehr und anderen Verwaltungsvorgängen.

VerwaltungsassistentInnen erledigen die Büroarbeiten im Administrationsbereich großer Unternehmen und Institutionen, vor allem in Industriebetrieben und in der öffentlichen Verwaltung, aber auch etwa im Gesundheitswesen (Krankenhäuser), in Versicherungen, im Dienstleistungsbereich oder bei den Freien Berufen (Ärzte, Rechtsanwälte, Architekten usw.).

Eine wichtige Aufgabe der VerwaltungsassistentInnen ist die Erledigung des Postein- und -ausganges, der Ablage, Evidenz und Registratur. Sie fertigen Texte und sonstige Schriftstücke an, die sie formgerecht formulieren. Dabei arbeiten sie auch mit Formularen und Vordrucken. Sie stellen Berichte zusammen und werten diese aus, schreiben Briefe nach Diktat oder allgemeinen Angaben (Standardbriefe).

Viele dieser Schriftverkehrarbeiten erledigen die VerwaltungsassistentInnen mittels der elektronischen Datenverarbeitung (EDV). Sie erstellen etwa Adressdateien oder Textbausteine und bedienen die Textverarbeitungsprogramme.

Für den Tätigkeitsbereich der Büroorganisation sind die VerwaltungsassistentInnen mit der betrieblichen Struktur ihres Unternehmens vertraut. Sie kennen den Aufbau und die Aufgaben und Zuständigkeiten in der betrieblichen Verwaltung und die betrieblichen Arbeitsabläufe. Im Rahmen dieser Tätigkeiten legen die VerwaltungsassistentInnen Statistiken, Karteien, Dateien und Geschäftsstücke an, führen und archivieren sie. Auch der Verkehr mit Behörden, Sozialversicherungsträgern und anderen Organisationen gehört zu den Aufgaben der VerwaltungsassistentInnen.

Zu ihren bürotechnischen Organisations- und Arbeitsmitteln zählen z.B. Kartei- und Ablagesysteme, Bürogeräte sowie Kommunikationsmittel wie Telefonanlage, Faxgerät usw..

Die VerwaltungsassistentInnen verwalten Termine (koordinieren und überwachen) und bereiten Besprechungen, Sitzungen und Dienstreisen vor. Dabei bestellen sie Unterkünfte und reservieren Tickets. Auch die Nachbereitung von Dienstreisen und Veranstaltungen (etwa das Abrechnen der Reisespesen) fällt ...

  • Fingerfertigkeit: Maschinschreiben bzw. Bedienen der Computer-Tastatur
  • Sehvermögen: Bildschirmarbeit
  • mathematisch-rechnerische Fähigkeit: Buchhaltungsarbeiten, Rechnungswesen, Zahlungsverkehr
  • Organisationstalent: Koordinieren der Arbeitsabläufe, Terminplanung
  • Kontaktfähigkeit: Betreuen von Kunden und Parteien
  • Fähigkeit zur Zusammenarbeit: Arbeiten mit anderen Abteilungen, Teamarbeit innerhalb einer Abteilung
  • Sprachfertigkeit mündlich: Kontakt mit Kunden und Lieferanten
  • Sprachfertigkeit schriftlich: Schriftverkehr, Verfassen von Schriftstücken und Protokollen
  • logisch-analytisches Denken: Buchhaltung, Rechnungswesen, Ablageverwaltung
  • Merkfähigkeit: Verfassen von Protokollen, Telefondienst
  • Selbständigkeit: eigenverantwortliches Arbeiten in fast allen Aufgabenbereichen

Als Ausbildungs- bzw. Lehrbetriebe und Beschäftigungsbetriebe für den Lehrberuf "VerwaltungsassistentIn" kommen vor allem der öffentliche Dienst (Verwaltungskörperschaften des Bundes, der Länder und der Gemeinden) und öffentliche Institutionen (Sozialversicherungen, gesetzliche Interessenvertretungskörperschaften, Verbände, Einrichtungen des Gesundheitswesens usw.), große Wirtschaftsbetriebe mit eigenen Verwaltungsabteilungen, Versicherungen oder die sogenannten "Freien Berufe" (Rechtsanwälte, Notare, Steuerberater, Wirtschaftstreuhänder, Architekten, Ziviltechniker usw.) in Frage. Das Lehrstellenangebot hat sich seit Einführung des Lehrberufs im Jahr 1997 gut entwickelt.

Die Berufsaussichten der VerwaltungsassistentInnen sind recht gut, da das Berufsbild den modernen Anforderungen im Verwaltungsbereich entspricht und außerdem dieser Bereich immer wichtiger wird. Voraussetzung ist natürlich - wie in den meisten anderen Bereichen auch - die Bereitschaft zu regelmäßiger Weiterbildung (Organisation, Kundenservice, EDV, Betriebswirtschaft, Fremdsprachen usw.), vor allem auch deswegen, weil es für LehrabsolventInnen zunehmend schwieriger wird, sich gegen die Konkurrenz der AbsolventInnen mittlerer und höherer Schulen (Handelsschule, Handelsakademie) durchzusetzen.

Der Beruf kann von Mädchen und Burschen gleichermaßen erlernt und ausgeübt werden. Bei den Lehrlingen gibt es derzeit allerdings wesentlich mehr Mädchen als Burschen.

Stellenangebote im "eJob-Room" (Internet-Stellenvermittlung des AMS):

Der folgende Link führt zum Abfrage-Formular des eJob-Room für das Berufsbündel "VerwaltungsassistentIn", dem der Beruf "VerwaltungsassistentIn" zugeordnet ist. Im Formular können Sie dann noch das Bundesland und den Arbeitsort und andere Kriterien auswählen; nach einem Klick auf "Weiter" erhalten Sie die Stellenangebote.

offene Job-Angebote

offene Lehrstellen

Ergebnisse aus dem Ausbildungskompass:
In folgenden Bundesländern befinden sich Berufsschulen für den Lehrberuf:
Quelle: Berufsschulverzeichnis des BMB (Bundesministerium für Bildung)

Kollektivvertragliche Mindest-Sätze (Brutto *), alle Beträge in Euro
* Brutto = Wert VOR Abzug der Abgaben (Versicherungen, Steuern)

VerwaltungsassistentIn
Kollektivvertrag (Brutto-Einkommen) gültig ab
Öffentlicher Dienst (gleiche Werte wie Gewerbe-Angestellte allgemein) (Angestellte) 01.01.2018
Sozialversicherungsträger (Angestellte) 01.01.2018
Gewerbe-Angestellte (Allgemeiner Kollektivertrag für die Angestellten im Handwerk und Gewerbe, in der Dienstleistung, in Information und Consulting); die hier erfassten Gewerbe sowie die Gewerbe mit eigenen Regelungen sind beim Lehrberuf "Bürokaufmann/-frau" angeführt (Angestellte) 01.01.2018
Industrie-Angestellte (Allgemeiner Kollektivertrag für Angestellte der Industrie); die hier erfassten Industriezweige sowie die Industriezweige mit eigenen Regelungen sind beim Lehrberuf "Industriekaufmann/-frau" angeführt (Angestellte) 01.11.2017
Justizbetreuungsagentur (JBA) (Angestellte+Arbeiter) 01.01.2018
Universitäten (Angestellte+Arbeiter) 01.01.2018
WIEN: Gemeinde-Angestellte (gemäß Dienstvorschrift für Lehrlinge); die angeführten Werte enthalten die monatliche Pauschalabgeltung für Nebengebühren (Gemeindebedienstete) 01.11.2017
Neben diesen allgemeinen Kollektivverträgen gibt es in zahlreichen Gewerbe- und Industriebereichen eigene Kollektivverträge mit abweichenden Regelungen! Die Werte für einzelne Gewerbe finden Sie beim Lehrberuf "Bürokaufmann/-frau", die Werte für einzelne Industriebranchen beim Lehrberuf "Industriekaufmann/-frau"! (Angestellte)
VerwaltungsassistentIn (inkl. Doppellehren)
Anz./Jahr 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016
männlich 273 251 271 296 299 280 289 319 366 372
weiblich 938 901 1.064 1.148 1.133 1.053 1.060 1.095 1.087 1.033
gesamt 1.211 1.152 1.335 1.444 1.432 1.333 1.349 1.414 1.453 1.405
Frauenanteil 77,5% 78,2% 79,7% 79,5% 79,1% 79,0% 78,6% 77,4% 74,8% 73,5%
Quelle: WKÖ - Wirtschaftskammer Österreich
VerwaltungsassistentIn
Verwandte Lehrberufe LAP-Ersatz *
Archiv-, Bibliotheks- und Informationsassistent/in nein
Bankkaufmann/-frau nein
Betriebsdienstleistungskaufmann/-frau nein
Betriebslogistikkaufmann/-frau nein
Buch- und Medienwirtschafter/in - Buch- und Musikalienhandel nein
Buch- und Medienwirtschafter/in - Buch- und Pressegroßhandel nein
Buch- und Medienwirtschafter/in - Verlag nein
Bürokaufmann/-frau ja <
Drogist/in nein
EDV-Kaufmann/-frau nein
Einkäufer/in nein
Einzelhandelskaufmann/-frau - Allgemeiner Einzelhandel nein
Einzelhandelskaufmann/-frau - Baustoffhandel nein
Einzelhandelskaufmann/-frau - Einrichtungsberatung nein
Einzelhandelskaufmann/-frau - Eisen- und Hartwaren nein
Einzelhandelskaufmann/-frau - Elektro-Elektronikberatung nein
Einzelhandelskaufmann/-frau - Feinkostfachverkauf nein
Einzelhandelskaufmann/-frau - Gartencenter nein
Einzelhandelskaufmann/-frau - Kraftfahrzeuge und Ersatzteile nein
Einzelhandelskaufmann/-frau - Lebensmittelhandel nein
Einzelhandelskaufmann/-frau - Parfümerie nein
Einzelhandelskaufmann/-frau - Schuhe nein
Einzelhandelskaufmann/-frau - Sportartikel nein
Einzelhandelskaufmann/-frau - Telekommunikation nein
Einzelhandelskaufmann/-frau - Textilhandel nein
Einzelhandelskaufmann/-frau - Uhren- und Juwelenberatung nein
Finanz- und Rechnungswesenassistent/in nein
Finanzdienstleistungskaufmann/-frau nein
Foto- und Multimediakaufmann/-frau nein
Großhandelskaufmann/-frau nein
Hotel- und Gastgewerbeassistent/in nein
Hotelkaufmann/-frau nein
Immobilienkaufmann/-frau nein
Industriekaufmann/-frau nein
Medizinproduktekaufmann/-frau nein
Mobilitätsservicekaufmann/-frau nein
Personaldienstleistungsassistent/in nein
Pharmazeutisch-kaufmännische/r Assistent/in nein
Rechtskanzleiassistent/in nein
Reisebüroassistent/in nein
Speditionskaufmann/-frau nein
Speditionslogistiker/in nein
Sportadministrator/in nein
Steuerassistent/in nein
Versicherungskaufmann/-frau nein
Waffen- und Munitionshändler/in nein
* LAP-Ersatz = Lehrabschlussprüfungs-Ersatz
< Die LAP im beschriebenen Lehrberuf ersetzt die LAP des verwandten Lehrberufs.

Folgende berufsbildende Schulen bieten teilweise eine ähnliche Ausbildung wie der Lehrberuf:

Normalformen (für 14-Jährige):

Sonderformen (für Erwachsene), die auch als Weiterbildung für LehrabsolventInnen geeignet sind:

Berufsförderungsinstitut (bfi) und Wirtschaftsförderungsinstitut (WIFI) führen für viele Tätigkeitsbereiche der VerwaltungsassistentInnen Weiterbildungskurse durch. Außerdem bieten die Kammer für Arbeiter und Angestellte (AK) und die Volkshochschulen einschlägige kaufmännische Weiterbildungsmöglichkeiten an. In großen Betrieben und im öffentlichen Dienst werden zur verwaltungstechnischen und kaufmännischen Weiterbildung ebenfalls Kurse oder Seminare durchgeführt. Vielfach halten auch Computerfirmen Einschulungsseminare ab.

VerwaltungsassistentInnen können zu Chef-, Vorstands-, DirektionssekretärInnen, Bürovorständen oder AbteilungsleiterInnen aufsteigen.

Die Möglichkeit einer selbständigen Berufsausübung (als GewerbeinhaberIn, PächterIn oder GeschäftsführerIn) besteht für VerwaltungsassistentInnen im Handelsgewerbe; das Handelsgewerbe ist ein freies Gewerbe und erfordert keinen Befähigungsnachweis, sondern lediglich eine Anmeldung bei der Gewerbebehörde.

Broschüren/Folder mit Informationen zum Beruf:

Büro (Folder)
Reihe: Jobchancen Lehre
Lehrberufe in Österreich - Ausbildungen mit Zukunft (Broschüre)
Reihe: Publikation des Bundesministeriums für Wissenschaft, Forschung und Wirtschaft (BMWFW) und der Wirtschaftskammer (WKÖ)
Fundstelle: Büro, Verwaltung, Organisation, Seite 46
Schule oder Lehre? 2 Wege zum Wunschberuf (Broschüre)
Reihe: Berufswahl
Fundstelle: Büro, Seite 24
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