VerwaltungsassistentInnen erledigen die Büroarbeiten im Administrationsbereich großer Unternehmen und Institutionen, vor allem in Industriebetrieben und in der öffentlichen Verwaltung, aber auch etwa im Gesundheitswesen (Krankenhäuser), in Versicherungen, im Dienstleistungsbereich oder bei den Freien Berufen (Ärzte, Rechtsanwälte, Architekten usw.).
Eine wichtige Aufgabe der VerwaltungsassistentInnen ist die Erledigung des Postein- und -ausganges, der Ablage, Evidenz und Registratur. Sie fertigen Texte und sonstige Schriftstücke an, die sie formgerecht formulieren. Dabei arbeiten sie auch mit Formularen und Vordrucken. Sie stellen Berichte zusammen und werten diese aus, schreiben Briefe nach Diktat oder allgemeinen Angaben (Standardbriefe).
Viele dieser Schriftverkehrarbeiten erledigen die VerwaltungsassistentInnen mittels der elektronischen Datenverarbeitung (EDV). Sie erstellen etwa Adressdateien oder Textbausteine und bedienen die Textverarbeitungsprogramme.
Für den Tätigkeitsbereich der Büroorganisation sind die VerwaltungsassistentInnen mit der betrieblichen Struktur ihres Unternehmens vertraut. Sie kennen den Aufbau und die Aufgaben und Zuständigkeiten in der betrieblichen Verwaltung und die betrieblichen Arbeitsabläufe. Im Rahmen dieser Tätigkeiten legen die VerwaltungsassistentInnen Statistiken, Karteien, Dateien und Geschäftsstücke an, führen und archivieren sie. Auch der Verkehr mit Behörden, Sozialversicherungsträgern und anderen Organisationen gehört zu den Aufgaben der VerwaltungsassistentInnen.
Zu ihren bürotechnischen Organisations- und Arbeitsmitteln zählen z.B. Kartei- und Ablagesysteme, Bürogeräte sowie Kommunikationsmittel wie Telefonanlage, Faxgerät usw..
Die VerwaltungsassistentInnen verwalten Termine (koordinieren und überwachen) und bereiten Besprechungen, Sitzungen und Dienstreisen vor. Dabei bestellen sie Unterkünfte und reservieren Tickets. Auch die Nachbereitung von Dienstreisen und Veranstaltungen (etwa das Abrechnen der Reisespesen) fällt in den Aufgabenbereich der VerwaltungsassistentInnen. Oft haben sie auch Umgang mit KundInnen. (Anmeldung, Information und Betreuung der KundInnen und Parteien).
Weiters sind die VerwaltungsassistentInnen für die Beschaffung der für den Bürobetrieb notwendigen Materialien (Schreibmaterial und Papier, Ordner und Mappen, Einrichtungsgegenstände usw.) verantwortlich. Sie bestellen neues Material und rechnen die Lieferungen ab.
Auch das betriebliche Rechnungswesen wird von den VerwaltungsassistentInnen bearbeitet. Sie verfügen über Kenntnisse der betriebsspezifischen Steuern und Abgaben, kennen die Aufgaben und Funktionen sowie die rechnergestützten Abläufe des betrieblichen Rechnungswesens. Das betrifft die Lohn- und Gehaltsverrechnung und die Kostenrechnung. Ein Schwerpunkt ihrer Arbeit liegt in der Abwicklung des Zahlungsverkehrs mit Lieferanten, KundInnen, Behörden, Post und Geld- und Kreditinstituten. Sie buchen und kontieren die Zahlungsbeträge und erstellen Auswertungen und Statistiken zum Zahlungsverkehr und anderen Verwaltungsvorgängen.
Kollektivvertragliche Mindest-Sätze (Brutto *), alle Beträge in Euro
* Brutto = Wert VOR Abzug der Abgaben (Versicherungen, Steuern)
| VerwaltungsassistentIn | |||||
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| Kollektivvertrag (Brutto-Einkommen) | |||||
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Öffentlicher Dienst - Einkommenstabelle für Lehrlinge des Bundes, Gruppe Verwaltung (z.B. Bundesverwaltungsbehörden, Finanzämter bzw. Finanzamt Österreich) (Angestellte)
gültig ab 01.01.2025
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| Sonderregelung für Lehrlinge mit Reifeprüfung (Matura) oder Berufsreifeprüfung | 01.01.2025 | ||||
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Sozialversicherungsträger (Angestellte)
gültig ab 01.01.2025
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Gewerbe-Angestellte (Kollektivertrag für die Angestellten im Gewerbe und Handwerk und in der Dienstleistung; die von diesem Kollektivvertrag erfassten Gewerbe sowie die Gewerbe mit eigenen Regelungen sind beim Lehrberuf "Bürokaufmann/-frau" angeführt) (Angestellte)
gültig ab 01.01.2025
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Industrie-Angestellte (Allgemeiner Kollektivertrag für Angestellte der Industrie); die darin erfassten Industriezweige sowie die Industriezweige mit eigenen Regelungen sind beim Lehrberuf "Industriekaufmann/-frau" angeführt (Angestellte)
gültig ab 01.11.2024
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| Sonderregelung für Lehrlinge, deren Lehrverhältnis nach Vollendung des 18. Lebensjahres oder nach bestandener Reifeprüfung beginnt | 01.11.2024 | ||||
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Justizbetreuungsagentur (JBA) (Angestellte+Arbeiter)
gültig ab 01.02.2025
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Universitäten (Angestellte+Arbeiter)
gültig ab 01.02.2025
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Gemeinde WIEN (gemäß Dienstvorschrift für Lehrlinge) (Gemeindebedienstete)
gültig ab 01.01.2025
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| Neben diesen allgemeinen Kollektivverträgen gibt es in zahlreichen Gewerbe- und Industriebereichen eigene Kollektivverträge mit abweichenden Regelungen! Die Werte für einzelne Gewerbe finden Sie beim Lehrberuf "Bürokaufmann/-frau", die Werte für einzelne Industriebranchen beim Lehrberuf "Industriekaufmann/-frau"! (Angestellte) | |||||
Betriebe/Lehrbetriebe:
Als Ausbildungs- und Beschäftigungsbetriebe für den Lehrberuf VerwaltungsassistentIn kommen vor allem der öffentliche Dienst und öffentliche Institutionen in Frage. Dazu zählen Verwaltungskörperschaften des Bundes, der Länder und der Gemeinden sowie z.B. Sozialversicherungen, Interessenvertretungen, Verbände oder Einrichtungen des Gesundheitswesens. Darüber hinaus bieten große Wirtschaftsunternehmen mit eigenen Verwaltungsabteilungen und Versicherungen Beschäftigungsmöglichkeiten. VerwaltungsassistentInnen können auch in Büros und Kanzleien von RechtsanwältInnen, NotarInnen, SteuerberaterInnen, WirtschaftstreuhänderInnen, ArchitektInnen oder ZiviltechnikerInnen tätig sein.
Lehrstellensituation:
Dieser Lehrberuf gehört zu den am häufigsten erlernten Lehrberufen; bei den Mädchen liegt er an 4. Stelle. Die jährliche Gesamtzahl der VerwaltungsassistentIn-Lehrlinge ist seit dem Jahr 2012 (rund 1.330 Personen) beinahe jedes Jahr gestiegen und liegt derzeit schon bei über 2.100 Personen. Die weitaus meisten Lehrstellen befinden sich derzeit in Wien (mehr als ein Drittel); aber auch in den anderen Bundesländern gibt es viele Lehrstellen.
Unterschiede nach Geschlecht:
Dieser Lehrberuf wird großteils von Frauen erlernt. Der Anteil der weiblichen Lehrlinge liegt seit Jahren weitgehend unverändert bei rund 75 bis 80 Prozent.
Berufsaussichten:
Ob E-Government oder digitale Akten - die Digitalisierung schreitet auch in der Verwaltung voran. Zu einer effizienten Verwaltung zählt aber nicht nur die moderne, digitale Infrastruktur. Es besteht auch Bedarf an MitarbeiterInnen, die entsprechende Fachkenntnisse besitzen und die moderne Büroorganisation sowie -kommunikation beherrschen. Auch wenn es immer wieder Einsparungsdiskussionen im öffentlichen Dienst und in öffentlichen Institutionen gibt, ist der Bedarf an kompetenten Verwaltungsfachkräften stabil.
Beschäftigungsaussichten:
Die Beschäftigungsaussichten von VerwaltungsassistentInnen sind gut, da das Berufsbild den modernen Anforderungen im Verwaltungsbereich entspricht.
Stellenangebote im "eJob-Room" (Internet-Stellenvermittlung des AMS):
Der folgende Link führt zum Abfrage-Formular des eJob-Room für das Berufsbündel "VerwaltungsassistentIn", dem der Beruf "VerwaltungsassistentIn" zugeordnet ist. Im Formular können Sie dann noch das Bundesland und den Arbeitsort und andere Kriterien auswählen; nach einem Klick auf "Weiter" erhalten Sie die Stellenangebote.
| Lehre VerwaltungsassistentIn (öffnen) Lehre |
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Landesberufsschule Eisenstadt (öffnen) 7000 Eisenstadt, Gölbeszeile 10-12 Tel.: +43 (0)2682 / 633 03 -22, Fax: +43 (0)2682 / 633 03 -30, https://www.bs-eisenstadt.at/ |
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| Lehre VerwaltungsassistentIn (öffnen) Lehre |
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Fachberufsschule St. Veit a.d. Glan (öffnen) 9300 St. Veit/Glan, Dr.- Arthur-Lemisch-Straße 5 Tel.: +43 (0)4212 / 26 05 -0, https://www.berufsschule.at/st-veit/ |
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| Lehre VerwaltungsassistentIn (öffnen) Lehre |
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Landesberufsschule Schrems (öffnen) 3943 Schrems, Dr.-Theodor-Körner-Platz 1 Tel.: +43 (0)2853 / 760 16, https://lbsschrems.ac.at/ |
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Landesberufsschule Waldegg (öffnen) 2754 Waldegg, Waldegg 41 Tel.: +43 (0)2633 / 422 78, Fax: +43 (0)2633 / 422 78 -25, https://lbswaldegg.ac.at/ |
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Landesberufsschule Geras (öffnen) 2093 Geras, Am Goggitschberg 5 Tel.: +43 (0)2912 / 591 -0, https://lbsgeras.ac.at/ |
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| Vorbereitung auf die außerordentliche Lehrabschlussprüfung: VerwaltungsassistentIn (öffnen) a.o. Lehrabschluss |
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BFI Niederösterreich - Service-Center Wiener Neustadt (öffnen) 2700 Wiener Neustadt, Lise-Meitner-Straße 1 Tel.: +43 (0)2622 / 853 00, Fax: +43 (0)2622 / 853 00 -195, https://www.bfinoe.at |
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WIFI Niederösterreich (öffnen) 3100 St. Pölten, Mariazeller Straße 97 Tel.: +43 (0)2742 / 851 -20000, https://www.noe.wifi.at/ |
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| Lehre VerwaltungsassistentIn (öffnen) Lehre |
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Berufsschule Vöcklabruck-Gmunden - Standort Gmunden (öffnen) 4810 Gmunden, Miller-von-Aichholz-Straße 30a Tel.: +43 (0)732 / 77 20 -37406, https://bs-voecklabruck-gmunden.ac.at/ |
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| Vorbereitung auf die außerordentliche Lehrabschlussprüfung: VerwaltungsassistentIn (öffnen) a.o. Lehrabschluss |
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BFI Oberösterreich - Standort Ried (öffnen) 4910 Ried/Innkreis, Peter-Rosegger-Straße 26 Tel.: +43 (0)810 / 004 005, Fax: +43 (0)7752 / 80 018 -3044, https://www.bfi-ooe.at/ |
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BFI Oberösterreich - Standort Linz (öffnen) 4021 Linz, Raimundstraße 3 Tel.: +43 (0)810 / 004 005, https://www.bfi-ooe.at/ |
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BFI Oberösterreich - Standort Braunau am Inn (öffnen) 5280 Braunau am Inn, Industriezeile 50 Tel.: +43 (0)810 / 004 005, Fax: +43 (0)7722 / 842 68 -1896, https://www.bfi-ooe.at/ |
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| Lehre VerwaltungsassistentIn (öffnen) Lehre |
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Landesberufsschule Tamsweg (öffnen) 5580 Tamsweg, Schießstattstraße 19 Tel.: +43 (0)5 7599 719, Fax: +43 (0)5 7599 719-25, https://lbs-tamsweg.salzburg.at/ |
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| Vorbereitung auf die außerordentliche Lehrabschlussprüfung: VerwaltungsassistentIn (öffnen) a.o. Lehrabschluss |
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BFI Salzburg (öffnen) 5020 Salzburg, Schillerstraße 30 Tel.: +43 (0)662 / 88 30 81 -0, Fax: +43 (0)662 / 88 32 32, https://www.bfi-sbg.at/ |
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| Lehre VerwaltungsassistentIn (öffnen) Lehre |
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Landesberufsschule Mitterdorf (öffnen) 8662 Sankt Barbara im Mürztal, Untere Berggasse 37 Tel.: +43 (0)3858 / 22 53, Fax: +43 (0)3858 / 22 53 -4, https://www.berufsschulen.steiermark.at/ |
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| Vorbereitung auf die außerordentliche Lehrabschlussprüfung: VerwaltungsassistentIn (öffnen) a.o. Lehrabschluss |
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BFI Steiermark - Bildungszentrum Graz West (öffnen) 8020 Graz, Eggenberger Allee 15 Tel.: +43 (0)5 7270 -2200, Fax: + 43 (0)5 7270 -2299, https://www.bfi-stmk.at/kontakt/bildungszentrum-graz-west.html |
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BFI Steiermark - Bildungszentrum Leibnitz (öffnen) 8430 Leibnitz, Dechant-Thaller-Straße 39/2 Tel.: +43 (0)5 72 70 -7101, Fax: +43 (0)5 72 70 -7199, https://www.bfi-stmk.at/kontakt/bildungszentrum-leibnitz.html |
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BFI Steiermark - Bildungszentrum Fürstenfeld (öffnen) 8280 Fürstenfeld, Burgenlandstraße 15a Tel.: +43 (0)5 7270 -3200, Fax: +43 (0)5 7270 -3299, https://www.bfi-stmk.at/kontakt/bildungszentrum-fuerstenfeld.html |
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BFI Steiermark - Bildungszentrum Hartberg (öffnen) 8230 Hartberg, Weidenstraße 3 Tel.: +43 (0)5 7270 DW 3100 , Fax: +43 (0)5 7270 DW 3199, https://www.bfi-stmk.at/kontakt/bildungszentrum-hartberg.html |
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| Lehre VerwaltungsassistentIn (öffnen) Lehre |
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Tiroler Fachberufsschule für Handel und Büro Innsbruck (öffnen) 6020 Innsbruck, Lohbachufer 6b Tel.: +43 (0)512 / 284 531, https://tfbs-hbi.tsn.at/ |
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Tiroler Fachberufsschule für Handel und Büro Reutte (öffnen) 6600 Reutte, Speckbacherstraße 9 Tel.: +43 (0)5672 / 723 19, https://tfbs-reutte.tsn.at/ |
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Tiroler Fachberufsschule Lienz (öffnen) 9900 Lienz, Linker Iselweg 20 Tel.: +43 (0)4852 / 627 26, https://tfbs-lienz.tsn.at/ |
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| Lehre VerwaltungsassistentIn (öffnen) Lehre |
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Landesberufsschule Bregenz 3 (öffnen) 6900 Bregenz, Feldweg 23 Tel.: +43 (0)5574 / 71181, https://lbsbregenz3.at |
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Landesberufsschule Feldkirch (öffnen) 6800 Feldkirch, Rebberggasse 32 Tel.: +43 (0)5522 / 720 29, Fax: +43 (0)5522 / 720 29 -7, https://lbsfe1.snv.at/ |
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| Vorbereitung auf die außerordentliche Lehrabschlussprüfung: VerwaltungsassistentIn (öffnen) a.o. Lehrabschluss |
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lernlabor AT gmbh (öffnen) 6850 Dornbirn, Roßmähder 1 Tel.: +43 (0)676 846 568 220, https://www.lernlabor.at/ |
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| Lehre VerwaltungsassistentIn (öffnen) Lehre |
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Berufsschule für Handel@Administration (öffnen) 1120 Wien, Längenfeldgasse 12 Tel.: +43 (0)1 4000 95905, https://www.bsha.at |
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Berufsschule für Verwaltungsberufe (öffnen) 1050 Wien, Embelgasse 46 Tel.: +43 (0)1 4000 -95935, https://bs-wien.at/ |
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| Vorbereitung auf die außerordentliche Lehrabschlussprüfung: VerwaltungsassistentIn (öffnen) a.o. Lehrabschluss |
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Plativio (öffnen) 1100 Wien, Laxenburger Straße 39 Tel.: +43 (0)1 / 600 50 59, Fax: +43 (0)1 / 600 50 59 4, http://www.plativio.at/ |
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bilcom (öffnen) 1010 Wien, Universitätsstraße 4, 1.Stock Tel.: +43 (0)1 / 641 99 85 -10, Fax: +43 (0)1 / 641 99 85 -15, https://www.bilcom.at |
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FUN Bildungszentrum (öffnen) 1220 Wien, Donaufelderstraße 252/2 Tel.: +43 660 / 1996 21 07, https://www.fun-bildung.com |
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Zentrale ZIB OST für Wien, Burgenland, Weinviertel (öffnen) 1220 Wien, Lieblgasse 3 Tel.: +43 (0)50 / 210 - 30 00, Fax: +43 (0)50 / 210 - 11 05, https://www.zib-training.at |
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Dialogica Europa-Akademie Wien (öffnen) 1100 Wien, Favoritenstraße 111/7, 2. Stock (Ecke Quellenstraße) Tel.: +43 (0)1 / 603 88 83, Fax: +43 (0)1 / 603 88 84, https://www.dialogica.at/ |
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| VerwaltungsassistentIn (inkl. Doppellehren) | ||||||||||
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| Anz./Jahr | 2015 | 2016 | 2017 | 2018 | 2019 | 2020 | 2021 | 2022 | 2023 | 2024 |
| männlich | 366 | 372 | 403 | 407 | 435 | 460 | 423 | 411 | 436 | 455 |
| weiblich | 1.087 | 1.033 | 1.111 | 1.145 | 1.242 | 1.418 | 1.529 | 1.520 | 1.596 | 1.670 |
| gesamt | 1.453 | 1.405 | 1.514 | 1.552 | 1.677 | 1.878 | 1.952 | 1.931 | 2.032 | 2.125 |
| Frauenanteil | 74,8% | 73,5% | 73,4% | 73,8% | 74,1% | 75,5% | 78,3% | 78,7% | 78,5% | 78,6% |
| Quelle: WKÖ - Wirtschaftskammer Österreich | ||||||||||
Folgende berufsbildende Schulen bieten teilweise eine ähnliche Ausbildung wie der Lehrberuf:
Normalformen (für 14-Jährige):
Sonderformen (für Erwachsene), die auch als Weiterbildung für LehrabsolventInnen geeignet sind:
Berufsförderungsinstitut (BFI) und Wirtschaftsförderungsinstitut (WIFI) führen für viele Tätigkeitsbereiche der VerwaltungsassistentInnen Weiterbildungskurse durch. Außerdem bieten die Kammer für Arbeiter und Angestellte (AK) und die Volkshochschulen einschlägige kaufmännische Weiterbildungsmöglichkeiten an. In großen Betrieben und im öffentlichen Dienst werden zur verwaltungstechnischen und kaufmännischen Weiterbildung ebenfalls Kurse oder Seminare durchgeführt. Vielfach halten auch Computerfirmen Einschulungsseminare ab.
Mehr Infos zu Weiterbildungen in der Weiterbildungsdatenbank
Aufstiegsmöglichkeiten:
VerwaltungsassistentInnen können zu Chef-, Vorstands-, DirektionssekretärInnen, Bürovorständen oder AbteilungsleiterInnen aufsteigen.
Selbstständige Berufsausübung:
Die Möglichkeit einer selbstständigen Berufsausübung (als GewerbeinhaberIn, PächterIn oder GeschäftsführerIn) besteht für VerwaltungsassistentInnen in folgenden freien Gewerben:
Weiters können VerwaltungsassistentInnen im Handelsgewerbe tätig sein. Das Handelsgewerbe ist ein freies Gewerbe und erfordert keinen Befähigungsnachweis, sondern lediglich eine Anmeldung bei der Gewerbebehörde.
Weitere freie Gewerbe finden Sie hier: https://www.bmaw.gv.at/Services/Publikationen/Bundeseinheitliche-Liste-der-freien-Gewerbe.html
