AssistentIn in der Sicherheitsverwaltung

Der neue Lehrberuf "SicherheitsverwaltungsassistentIn", der ab 1.5.2020 begonnen werden kann, wurde für die speziellen Anforderungen im Verwaltungsbereich der Polizei eingerichtet und dient auch zur Vorbereitung auf den Eintritt in den Polizeidienst bzw. in die Polizeiausbildung. Er entspricht zwar weitgehend dem verwandten Lehrberuf "VerwaltungsassistentIn" für die allgemeine öffentliche Verwaltung, umfasst aber vor allem die Aufgabenbereiche im Innendienst des Polizeibetriebs. Dazu gehören etwa die Erstellung und Bearbeitung bestimmter polizeilicher Schriftstücke (Ladungen, Bescheide, Verfahrensanordnungen) sowie die Kenntnisse der einschlägigen gesetzlichen Bestimmungen (z.B. Sicherheitspolizeigesetz).

SicherheitsverwaltungsassistentIn erledigen die Büroarbeiten in den Dienststellen der Polizei (Landespolizeidirektionen, Polizeikommissariate, Bezirkspolizeikommandos, Polizeiinspektionen). Die wichtigsten Aufgabenbereiche sind folgende:

1. Sicherheitsverwaltung
2. Beschaffung, Inventar- und Materialverwaltung
3. Öffentliches Rechnungswesen
4. Öffentlichkeitsarbeit
5. Office-Management

Sicherheitsverwaltung:

SicherheitsverwaltungsassistentInnen erstellen alle Schriftstücke, die für die Polizeiarbeit erforderlich sind (Stellungnahmen, Bescheide, Einsprüche, Verhandlungsprotokolle, Sachverhaltsdarstellungen usw.). Die Aufgaben im Bereich der Sicherheitsverwaltung sind vor allem das Verfassen von Verfahrensanordnungen und Ladungen, die Vorbereitung von Akteneinsichten und die Erstellung und Bearbeitung von Schriftstücken (z.B. Stellungnahmen, Bescheide, Einsprüche). Die Grundlage dieser Arbeit sind Gesetze, Gerichtsurteile (Judikatur), Erlässe und Dienstanweisungen, die in Datenbanken und sonstigen Informationssystemen zur Verfügung stehen. SicherheitsverwaltungsassistentInnen unterstützen und beraten die ratsuchenden BürgerInnen bei der Wahrung ihrer Rechte und der Einhaltung ihrer Pflichten. Sie unterstützen auch andere Organisationseinheiten der Polizei und zuständige Behörden, denen sie z.B. Akten und Rechtskraftmitteilungen übermitteln; und von Gerichten und Justizanstalten müssen sie laufend polizeilich erforderliche Informationen einholen. Sie protokollieren die eingehenden Anzeigen, und bei Einvernahmen assistieren sie den ReferentInnen, indem sie z.B. Listen mit Beweismitteln vorbereiten.

Ein charakteristisches Merkmal der Arbeit in der Sicherheitsverwaltung ist der Umgang mit Menschen, die sich zum Teil in schwierigen Situationen befinden oder problematische Verhaltensweisen zeigen. Daher müssen die hier Beschäftigten besondere Anforderungen erfüllen: Dazu gehören vor allem das Erkennen von destruktiven Verhaltensmustern, von Vorurteilen, Klischees, Diskriminierungen und Stereotypisierungen und die Fähigkeit, diesen Tendenzen entgegenzuwirken.

Beschaffung, Inventar- und Materialverwaltung:

SicherheitsverwaltungsassistentInnen sorgen dafür, dass die Dienststelle alle erforderlichen Materialien und Arbeitsmittel (Büromaterial, Bürogeräte, Einrichtungsgegenstände usw.) in ausreichender Menge zur Verfügung hat. Sie ermitteln laufend den Bedarf an Inventargegenständen, Material und Dienstleistungen (z.B. Reparaturen), holen Anbote ein, Vergleichen die Preise und Konditionen, führen die Warenbestellungen und Beauftragungen von Dienstleistungen durch und Überwachen die Liefer- und Leistungstermine. Sie vergleichen die Lieferung bzw. Leistung mit der Bestellung und kontrollieren die gelieferten Waren und Dienstleistungen. Bei mangelhaften Lieferungen und Leistungen dokumentieren sie die Mängel und verfassen Reklamationsschreiben an die Lieferfirmen.

SicherheitsverwaltungsassistentInnen führen die Material- und Inventarverwaltung mittels der dafür vorgesehenen Formulare und Computerprogramme durch, führen Inventar- und Materialverzeichnisse und machen in regelmäßigen Zeitabständen eine Inventur (Bestandsaufnahme aller vorhandenen Materialien, Geräte und Einrichtungsgegenstände).

Öffentliches Rechnungswesen:

Alle finanziellen Angelegenheiten eines Betriebes oder einer Behörde müssen genauestens dokumentiert werden, so auch in der Sicherheitsverwaltung. SicherheitsverwaltungsassistentInnen prüfen alle Belege (Rechnungen, Zahlungsbelege) auf Richtigkeit und Vollständigkeit. Sie ordnen die Belege nach Datum, Herkunft und Belegart und bereiten sie für die Verbuchung vor. Sie prüfen die Rechnungen auf rechnerische und sachliche Richtigkeit und führen die Zahlungen per Zahlschein oder Online-Überweisung durch. Die Überprüfung der Zahlungsein- und -ausgänge erfolgt durch regelmäßige Kontrolle der Kontoauszügen.

Öffentlichkeitsarbeit:

Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit der Polizei wirken die SicherheitsverwaltungsassistentInnen an der Gestaltung von Kommunikationsmitteln mit (Newsletter, Direct-Mailings, Presseaussendungen, Social-Media-Beiträge). Dabei sind sie mit der Erstellung von Texten, mit der Bearbeitung von Textbausteinen sowie mit Formatierungs- und Gestaltungsarbeiten befasst. Zur Öffentlichkeitsarbeit gehört auch der Einsatz bei öffentlichen Veranstaltungen der Polizei.

Office-Management:

Dieser Aufgabenbereich "Office-Management" (also "Büro-Organisation") ist äußerst vielfältig. Das beginnt damit, dass sich die SicherheitsverwaltungsassistentInnen darum kümmern, dass die Geräte und Anlagen (PC/Laptop, Drucker, Telefonanlage) der Dienststelle alle funktionieren, wobei sie einfache Probleme gleich selbst erledigen, z.B. durch Beheben eines Papierstaus im Drucker oder durch Ersetzen leerer Tonerpatronen. Im Rahmen der internen Kommunikation sorgen sie für die Erfassung, Strukturierung, Bearbeitung und Weiterleitung von Informationen. Weiters bearbeiten sie den Posteingang und Postausgang; sie verteilen die eingehenden Poststücke, frankieren die Versandstücke und beauftragen die Zustelldienste. Im Bereich der elektronischen Kommunikation haben sie die Aufgabe, E-Mails zu beantworten und weiterzuleiten. Das Terminmanagement umfasst das Koordinieren von Terminen und Terminänderungen, das Dokumentieren und Verwalten der Termine im Kalendersystem des Betriebs und das Verschicken von Termin-Informationen und Unterlagen. Im Bereich "Besprechungen und Meetings" fallen folgende Aufgaben an: Reservierung und Vorbereitung der Räume, Beschaffung/Vorbereitung der Unterlagen, Aufbereitung von Unterlagen (Erstellen von Handouts und Präsentationen), Erstellung und Versand von Einladungen, Empfang und Betreuung der BesucherInnen und Gäste, Protokollführung, Nachbereitung. Bei der Organisation von Dienstreisen recherchieren die SicherheitsverwaltungsassistentInnen zunächst die Verkehrsmittel und Routen; dann vergleichen sie die Angebote für Unterkünfte und Verkehrsmittel und führen die Buchungen durch. Auch die Kassaführung obliegt den SicherheitsverwaltungsassistentInnen; sie erfassen die Zahlungseingänge und -ausgänge, führen den Kassa-Abschluss durch und überprüfen regelmäßig den Kassastand.