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Archiv-, Bibliotheks- und InformationsassistentIn

Berufsbereiche: Medien, Kunst und Kultur
Ausbildungsform: Lehre
Infos zur Lehrlingsentschädigung
* Durchschnittliches Bruttoeinstiegsgehalt. Datengrundlage sind die entsprechenden Kollektivverträge. Diese werden um Informationen aus anderen Quellen wie zum Beispiel Microzensus-Daten (Statistik Austria) ergänzt. Eine Übersicht über alle Einstiegsgehälter finden Sie unter www.gehaltskompass.at. Die Mindest-Löhne und Mindest-Gehälter sind in den Branchen-Kollektivverträgen geregelt. Die aktuellen kollektivvertraglichen Lohn- und Gehaltstafeln finden Sie in den Kollektivvertrags-Datenbanken des Österreichischen Gewerkschaftsbundes (ÖGB) und der Wirtschaftskammer Österreich (WKÖ).

Tätigkeitsmerkmale

Archiv-, Bibliotheks- und InformationsassistentInnen arbeiten in Bibliotheken, Archiven und sonstigen Einrichtungen, die Informationsmedien systematisch sammeln und aufbereiten und ihren KundInnen zur Verfügung stellen. Der Begriff "Informationsmedien" umfasst Bücher, Zeitungen und Zeitschriften, Tonträger (Tonbänder, Schallplatten, CD's), Bildträger (Fotos, Dias, Filme/Videos, DVD's) und verschiedene Software und Dateiformate zur Speicherung auf Computer (z.B. MP3-Files für Tondokumente und Musik, digitale Fotos, digitalisierte Dokumente).

Der Lehrberuf soll die für den Bundesdienst im Bereich "Bibliotheks-, Informations- und Dokumentationswesen" (darunter fallen vor allem die Universitätsbibliotheken) vorgeschriebene Ausbildung auf mittlerer Qualifikationsebene gewährleisten und an die EU-Normen anpassen. Außer vom Bundesdienst kann die Ausbildung auch von der Nationalbibliothek, von Bibliotheken verschiedener Bildungseinrichtungen (z.B. Fachhochschulstudiengänge und Privatuniversitäten), von öffentlichen Bibliotheken, Büchereien, Archiven (z.B. Archive von Zeitungsverlagen), Dokumentationsstellen, betrieblichen Informationsstellen, Museen usw. angeboten werden.

Archiv-, Bibliotheks- und InformationsassistentInnen sind für alle Aufgaben zuständig, die in Bibliotheken und Archiven anfallen. Sie beschaffen bzw. erwerben die Medien, Informationen und Daten und erfassen sie mit einem Karteiprogramm. Bestimmte Informationen müssen sie teilweise auch in Datenbanken, Datennetzen bzw. im Internet recherchieren. Sie ordnen und archivieren die Bestände, erstellen Register, führen die fallweise erforderliche technische Bearbeitung der Medien durch, sorgen für die Pflege der Bestände und überprüfen bei regelmäßigen Inventuren bzw. Revisionen die Vollständigkeit der Bestände.

Ein wichtiger Aufgabenbereich ist die Bereitstellung der Medien und Informationen für die KundInnen. Die Archiv-, Bibliotheks- und InformationsassistentInnen geben den BenutzerInnen Erstinformationen über die gewünschten Medien (Standort, Inhalt usw.) und wickeln die Entlehnvorgänge ab (z.B. Buchentlehnungen).

Weiters fallen in Bibliotheken und Archiven auch zahlreiche administrative Arbeiten an (z.B. Kundenkartei führen, Entlehnvorgänge bearbeiten, Abwicklung aller Formalitäten im Zusammenhang mit dem Erwerb neuer Medien oder dem Abonnement von Zeitschriften, Buchführung, Kostenrechnung usw.), die mit Hilfe der betrieblichen Informations- und Kommunikationssysteme (vor allem EDV) erledigt werden.

Und schließlich müssen auch laufend Statistiken, Dateien und Karteien angelegt, gewartet und ausgewertet werden.

Der Lehrberuf "Archiv-, Bibliotheks- und InformationsassistentIn" ist ein kaufmännischer Büroberuf, weshalb in der Ausbildung auch zahlreiche kaufmännische Inhalte vermittelt werden. Das sind vor allem die Bereiche "Verwaltung, Organisation, Kommunikation und EDV", "Beschaffung und Angebot (Arbeitsmittel, Material, Waren und Dienstleistungen)" und "Betriebliches Rechnungswesen".

Der Bereich "Verwaltung, Organisation, Kommunikation und EDV" umfasst z.B. die Vermittlung von Kenntnissen über das Anlegen, Führen und Archivieren von Dateien, Statistiken, Karteien und Akten, über Versicherungsmöglichkeiten, über den Umgang mit Reklamationen und Beschwerden, über die Administration und Organisation von Terminen und/oder Dienstreisen und über die Vor- und Nachbereitung von Verhandlungen und Besprechungen sowie über das betriebliche Qualitätsmanagement. Unter dem Titel "Kommunikation und EDV" werden z.B. folgende Themen behandelt: "Schreiben von Briefen", "Arbeiten mit Formularen und Vordrucken", "kundenorientierte Kommunikation", "fachgerechtes Verhalten gegenüber Auftraggebern, Auftragnehmern, Kunden, Parteien, Klienten oder Lieferanten", "Schriftverkehrsarbeiten, Postein- und –ausgang, Ablage, Evidenz und Registratur", "facheinschlägige fremdsprachige Fachausdrücke", "Marketing, Werbung und Öffentlichkeitsarbeit", "Betreuung und Beratung von Kunden", "Einrichtungen der EDV (Hardware, Software und Betriebssysteme)", "Anwendung und Aufgabe der EDV in der Betriebsorganisation wie Textverarbeitung, Kalkulation, Bestellwesen, Buchhaltung und Lagerhaltung", "Handhaben arbeitsplatzspezifischer EDV-Anwendungen wie Textverarbeitung, Kalkulation, Internet, E-Mail, Buchhaltung, Terminüberwachung und Ablage" oder "Erstellen und Warten von Textbausteinen und Adressdateien".

Im Bereich "Beschaffung und Angebot (Arbeitsmittel, Material, Waren und Dienstleistungen)" geht es um Themen wie "Beschaffungsmöglichkeiten und die organisatorische Durchführung der Beschaffung", "Bedarfsermittlung", "Durchführung von Bestellungen", "Einholen, Bearbeiten und Prüfen von Angeboten und Prüfen von Auftragsbestätigungen", "Überwachen der Liefertermine sowie Maßnahmen bei Lieferverzug" oder "Erstellung von Anboten und/oder Informationen über die betrieblichen Leistungen".

Die Ausbildung im Bereich "Betriebliches Rechnungswesen" umfasst die Unterbereiche "Kostenrechnung und Kalkulation", "Steuern, Abgaben und Lohnverrechnung", "Rechnungswesen", "Zahlungsverkehr" und "Buchführung".

 

Archiv-, Bibliotheks- und InformationsassistentInnen arbeiten in Bibliotheken, Archiven und sonstigen Einrichtungen, die Informationsmedien systematisch sammeln und aufbereiten und ihren KundInnen zur Verfügung stellen. Der Begriff "Informationsmedien" umfasst Bücher, Zeitungen und Zeitschriften, Tonträger (Tonbänder, Schallplatten, CD's), Bildträger (Fotos, Dias, Filme/Videos, DVD's) und verschiedene Software und Dateiformate zur Speicherung auf Computer (z.B. MP3-Files für Tondokumente und Musik, digitale Fotos, digitalisierte Dokumente).

Der Lehrberuf soll die für den Bundesdienst im Bereich "Bibliotheks-, Informations- und Dokumentationswesen" (darunter fallen vor allem die Universitätsbibliotheken) vorgeschriebene Ausbildung auf mittlerer Qualifikationsebene gewährleisten und an die EU-Normen anpassen. Außer vom Bundesdienst kann die Ausbildung auch von der Nationalbibliothek, von Bibliotheken verschiedener Bildungseinrichtungen (z.B. Fachhochschulstudiengänge und Privatuniversitäten), von öffentlichen Bibliotheken, Büchereien, Archiven (z.B. Archive von Zeitungsverlagen), Dokumentationsstellen, betrieblichen Informationsstellen, Museen usw. angeboten werden.

Archiv-, Bibliotheks- und InformationsassistentInnen sind für alle Aufgaben zuständig, die in Bibliotheken und Archiven anfallen. Sie beschaffen bzw. erwerben die Medien, Informationen und Daten und erfassen sie mit einem Karteiprogramm. Bestimmte Informationen müssen sie teilweise auch in Datenbanken, Datennetzen bzw. im Internet recherchieren. Sie ordnen und archivieren die Bestände, erstellen Register, führen die fallweise erforderliche technische Bearbeitung der Medien durch, sorgen für die Pflege der Bestände und überprüfen bei regelmäßigen Inventuren bzw. Revisionen die Vollständigkeit der Bestände.

Ein wichtiger Aufgabenbereich ist die Bereitstellung der Medien und Informationen für die KundInnen. Die Archiv-, Bibliotheks- und InformationsassistentInnen geben den BenutzerInnen Erstinformationen über d ...

  • Handgeschicklichkeit (Pflegen/Verwahren/Ordnen der Archiv- und Bibliotheksbestände; Anbringen von Schutzumschlägen an Büchern)
  • Fingerfertigkeit (Bedienen der Computer-Tastatur beim Eingeben von Daten und Texten, z.B. beim Erfassen der Bestände, beim Anlegen von Karteien, beim Befüllen/Abfragen der Datenbanken usw.)
  • Sehvermögen (Bildschirmarbeit; Prüfen der Bestände auf Vollständigkeit und Beschädigungen; Ordnen der Bestände)
  • mathematisch-rechnerische Fähigkeit (Rechnungskontrolle z.B. beim Ankaufen neuer Medien oder beim Abonnieren von Zeitschriften usw.; Buchführung/Kostenrechnung; Anlegen/Warten/Auswerten von Statistiken, Dateien und Karteien)
  • Organisationstalent (Koordinieren aller Arbeiten und Vorgänge in den Bibliotheken und Archiven; Bestandsmanagement; Organisieren der Entlehnvorgänge)
  • Kontaktfähigkeit (Betreuen/Beraten der Bibliotheks- und ArchivkundInnen)
  • Fähigkeit zur Zusammenarbeit (Arbeiten im Team)
  • Sprachfertigkeit mündlich (Beraten und Informieren der KundInnen)
  • Sprachfertigkeit schriftlich (Beschreiben der Bestände im Rahmen der Erfassung in Datenbanken; Verfassen von Beiträgen in Informations- und Fachpublikationen)
  • logisch-analytisches Denken (Zuordnen der Bestände zu den Ordnungssystemen der Archive/Bibliotheken; Auswerten von Statistiken)
  • Merkfähigkeit (Bewahren der Übersicht über den Gesamtbestand und die Ordnung des Archivs bzw. der Bibliothek; Informieren der KundInnen über Neuerwerbungen)
  • Selbständigkeit (Beurteilen und Zuordnen neuer Bestandszugänge; Auswählen neuer Objekte zum Erwerb/Ankauf für das Archiv bzw. die Bibliothek; Informieren/Beraten der KundInnen)
  • generelle Lernfähigkeit (regelmäßiges Aneignen von Kenntnissen über neue Entwicklungen und Neuerscheinungen bei Archivmedien und Büchern; Ergänzen der Ordnungssysteme hinsichtlich neuer Arten von Archiv-/Bibliotheksmedien)

Betriebe/Lehrbetriebe: Archiv-, Bibliotheks- und InformationsassistentInnen arbeiten in Bibliotheken, Büchereien und Archiven. Weiters sind sie in Unternehmen mit eigenen Archiven, Museen oder Informationsstellen beschäftigt.

Lehrstellensituation: Die Zahl der Lehrlinge ist in den letzten Jahren leicht fallend.

Unterschiede nach Geschlecht: Der Lehrberuf Archiv-, Bibliotheks- und InformationsassistentIn wird vorwiegend von Frauen erlernt. Rund vier Fünftel aller Lehrlinge sind weiblich. Diese Entwicklung zeigt sich seit vielen Jahren.

Berufsaussichten: Generell sind die Bereiche Kultur und Verwaltung von Einsparungen betroffen und Stellen werden z.B. nicht nachbesetzt. Daher ist die Nachfrage nach Fachkräften im Bereich Archiv und Bibliothek leicht sinkend.

Beschäftigungsaussichten: Archiv-, Bibliotheks- und InformationsassistentInnen stehen schon seit Längerem vor der Herausforderung, digitale Daten zu speichern bzw. auch in Zukunft lesbar zu machen. Daher können Kenntnisse in diesem Bereich die Beschäftigungsaussichten verbessern.

Stellenangebote im "eJob-Room" (Internet-Stellenvermittlung des AMS):

Der folgende Link führt zum Abfrage-Formular des eJob-Room für das Berufsbündel "BibliothekarIn", dem der Beruf "Archiv-, Bibliotheks- und InformationsassistentIn" zugeordnet ist. Im Formular können Sie dann noch das Bundesland und den Arbeitsort und andere Kriterien auswählen; nach einem Klick auf "Weiter" erhalten Sie die Stellenangebote.

offene Job-Angebote

offene Lehrstellen

Ergebnisse aus dem Ausbildungskompass:

Kollektivvertragliche Mindest-Sätze (Brutto *), alle Beträge in Euro
* Brutto = Wert VOR Abzug der Abgaben (Versicherungen, Steuern)

Archiv-, Bibliotheks- und InformationsassistentIn
Kollektivvertrag (Brutto-Einkommen) gültig ab
Öffentlicher Dienst (z.B. Österreichische Nationalbibliothek) (Angestellte) 01.01.2018
Universitäten (z.B. Universitätsbibliotheken) (Angestellte+Arbeiter) 01.01.2018
Gemeinde WIEN (gemäß Dienstvorschrift für Lehrlinge); die angeführten Werte enthalten die monatliche Pauschalabgeltung für Nebengebühren (Gemeindebedienstete) 01.11.2017
Österreichische Akademie der Wissenschaften (Angestellte) 01.04.2018
Neben den Universitätsbibliotheken und der Österreichischen Nationalbibliothek kommen auch folgende Einrichtungen als Lehrbetriebe in Frage: Fachhochschul-Bibliotheken, Bibliotheken von Privatuniversitäten, öffentliche Bibliotheken und Büchereien, Archive, Dokumentationsstellen, betriebliche Informationsstellen und Museen. Für diese Einrichtungen gibt es noch keine Regelung der Lehrlingsentschädigung! ( )
Archiv-, Bibliotheks- und InformationsassistentIn (inkl. Doppellehren)
Anz./Jahr 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017
männlich 15 21 23 20 15 14 16 17 14 10
weiblich 26 22 31 39 49 50 51 44 45 40
gesamt 41 43 54 59 64 64 67 61 59 50
Frauenanteil 63,4% 51,2% 57,4% 66,1% 76,6% 78,1% 76,1% 72,1% 76,3% 80,0%
Quelle: WKÖ - Wirtschaftskammer Österreich

Folgende berufsbildende Schulen bieten teilweise eine ähnliche Ausbildung wie der Lehrberuf:

Normalformen (für 14-Jährige):

Sonderformen (für Erwachsene), die auch als Weiterbildung für LehrabsolventInnen geeignet sind:

 

In diesem Beruf ist Weiterbildung im kaufmännischen Bereich sowie in der EDV erforderlich. Möglichkeiten zur Weiterbildung bieten das Berufsförderungsinstitut (bfi) und das Wirtschaftsförderungsinstitut (WIFI).

Aufstiegsmöglichkeiten:

Archiv-, Bibliotheks- und InformationsassistentInnen können zu BibliotheksleiterInnen aufsteigen.

Selbstständige Berufsausübung:

Die Möglichkeit einer selbstständigen Berufsausübung (als GewerbeinhaberIn, PächterIn oder GeschäftsführerIn) besteht für Archiv-, Bibliotheks- und InformationsassistentInnen in folgenden freien Gewerben:

  • Buch-, Kunst- und Musikalienverlag
  • Handelsgewerbe

Ein freies Gewerbe erfordert keinen Befähigungsnachweis, sondern lediglich eine Anmeldung bei der Gewerbebehörde.

Broschüren/Folder mit Informationen zum Beruf:

Lehrberufe in Österreich - Ausbildungen mit Zukunft (Broschüre)
Reihe: Publikation des Bundesministeriums für Digitalisierung und Wirtschaftsstandort (BMDW) und der Wirtschaftskammer (WKÖ)
Fundstelle: Büro, Verwaltung, Organisation, Seite 42
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