AssistentIn in der Sicherheitsverwaltung

Berufsbereiche: Büro, Wirtschaft, Finanzwesen und Recht
Ausbildungsform: Lehre
Infos zur Lehrlingsentschädigung (Lehrlingseinkommen)
Lehrzeit: 3 Jahre. Einstiegsgehalt lt. KV: € 1.520,- bis € 1.790,- * Arbeitsmarkttrend: gleichbleibend
* Die Gehaltsangaben entsprechen den Bruttogehältern bzw Bruttolöhnen beim Berufseinstieg. Achtung: meist beziehen sich die Angaben jedoch auf ein Berufsbündel und nicht nur auf den einen gesuchten Beruf. Datengrundlage sind die entsprechenden Mindestgehälter in den Kollektivverträgen (Stand: Juli 2018). Eine Übersicht über alle Einstiegsgehälter finden Sie unter www.gehaltskompass.at. Die Mindest-Löhne und Mindest-Gehälter sind in den Branchen-Kollektivverträgen geregelt. Die aktuellen kollektivvertraglichen Lohn- und Gehaltstafeln finden Sie in den Kollektivvertrags-Datenbanken des Österreichischen Gewerkschaftsbundes (ÖGB) und der Wirtschaftskammer Österreich (WKÖ).

Hinweis

Dieser neue Lehrberuf kann ab 1. Mai 2020 erlernt werden. Er wird als befristeter Ausbildungsversuch geführt; der Eintritt in die Lehre ist bis 31. August 2026 möglich.

Tätigkeitsmerkmale

Der neue Lehrberuf "SicherheitsverwaltungsassistentIn", der ab 1.5.2020 begonnen werden kann, wurde für die speziellen Anforderungen im Verwaltungsbereich der Polizei eingerichtet und dient auch zur Vorbereitung auf den Eintritt in den Polizeidienst bzw. in die Polizeiausbildung. Er entspricht zwar weitgehend dem verwandten Lehrberuf "VerwaltungsassistentIn" für die allgemeine öffentliche Verwaltung, umfasst aber vor allem die Aufgabenbereiche im Innendienst des Polizeibetriebs. Dazu gehören etwa die Erstellung und Bearbeitung bestimmter polizeilicher Schriftstücke (Ladungen, Bescheide, Verfahrensanordnungen) sowie die Kenntnisse der einschlägigen gesetzlichen Bestimmungen (z.B. Sicherheitspolizeigesetz).

SicherheitsverwaltungsassistentIn erledigen die Büroarbeiten in den Dienststellen der Polizei (Landespolizeidirektionen, Polizeikommissariate, Bezirkspolizeikommandos, Polizeiinspektionen). Die wichtigsten Aufgabenbereiche sind folgende:

  1. Sicherheitsverwaltung
  2. Beschaffung, Inventar- und Materialverwaltung
  3. Öffentliches Rechnungswesen
  4. Öffentlichkeitsarbeit
  5. Office-Management

 

Sicherheitsverwaltung:

SicherheitsverwaltungsassistentInnen erstellen alle Schriftstücke, die für die Polizeiarbeit erforderlich sind (Stellungnahmen, Bescheide, Einsprüche, Verhandlungsprotokolle, Sachverhaltsdarstellungen usw.). Die Aufgaben im Bereich der Sicherheitsverwaltung sind vor allem das Verfassen von Verfahrensanordnungen und Ladungen, die Vorbereitung von Akteneinsichten und die Erstellung und Bearbeitung von Schriftstücken (z.B. Stellungnahmen, Bescheide, Einsprüche). Die Grundlage dieser Arbeit sind Gesetze, Gerichtsurteile (Judikatur), Erlässe und Dienstanweisungen, die in Datenbanken und sonstigen Informationssystemen zur Verfügung stehen. SicherheitsverwaltungsassistentInnen unterstützen und beraten die ratsuchenden BürgerInnen bei der Wahrung ihrer Rechte und der Einhaltung ihrer Pflichten. Sie unterstützen auch andere Organisationseinheiten der Polizei und zuständige Behörden, denen sie z.B. Akten und Rechtskraftmitteilungen übermitteln; und von Gerichten und Justizanstalten müssen sie laufend polizeilich erforderliche Informationen einholen. Sie protokollieren die eingehenden Anzeigen, und bei Einvernahmen assistieren sie den ReferentInnen, indem sie z.B. Listen mit Beweismitteln vorbereiten.

Ein charakteristisches Merkmal der Arbeit in der Sicherheitsverwaltung ist der Umgang mit Menschen, die sich zum Teil in schwierigen Situationen befinden oder problematische Verhaltensweisen zeigen. Daher müssen die hier Beschäftigten besondere Anforderungen erfüllen: Dazu gehören vor allem das Erkennen von destruktiven Verhaltensmustern, von Vorurteilen, Klischees, Diskriminierungen und Stereotypisierungen und die Fähigkeit, diesen Tendenzen entgegenzuwirken.

 

Beschaffung, Inventar- und Materialverwaltung:

SicherheitsverwaltungsassistentInnen sorgen dafür, dass die Dienststelle alle erforderlichen Materialien und Arbeitsmittel (Büromaterial, Bürogeräte, Einrichtungsgegenstände usw.) in ausreichender Menge zur Verfügung hat. Sie ermitteln laufend den Bedarf an Inventargegenständen, Material und Dienstleistungen (z.B. Reparaturen), holen Anbote ein, Vergleichen die Preise und Konditionen, führen die Warenbestellungen und Beauftragungen von Dienstleistungen durch und Überwachen die Liefer- und Leistungstermine. Sie vergleichen die Lieferung bzw. Leistung mit der Bestellung und kontrollieren die gelieferten Waren und Dienstleistungen. Bei mangelhaften Lieferungen und Leistungen dokumentieren sie die Mängel und verfassen Reklamationsschreiben an die Lieferfirmen.

SicherheitsverwaltungsassistentInnen führen die Material- und Inventarverwaltung mittels der dafür vorgesehenen Formulare und Computerprogramme durch, führen Inventar- und Materialverzeichnisse und machen in regelmäßigen Zeitabständen eine Inventur (Bestandsaufnahme aller vorhandenen Materialien, Geräte und Einrichtungsgegenstände).

 

Öffentliches Rechnungswesen:

Alle finanziellen Angelegenheiten eines Betriebes oder einer Behörde müssen genauestens dokumentiert werden, so auch in der Sicherheitsverwaltung. SicherheitsverwaltungsassistentInnen prüfen alle Belege (Rechnungen, Zahlungsbelege) auf Richtigkeit und Vollständigkeit. Sie ordnen die Belege nach Datum, Herkunft und Belegart und bereiten sie für die Verbuchung vor. Sie prüfen die Rechnungen auf rechnerische und sachliche Richtigkeit und führen die Zahlungen per Zahlschein oder Online-Überweisung durch. Die Überprüfung der Zahlungsein- und -ausgänge erfolgt durch regelmäßige Kontrolle der Kontoauszügen.

 

Öffentlichkeitsarbeit:

Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit der Polizei wirken die SicherheitsverwaltungsassistentInnen an der Gestaltung von Kommunikationsmitteln mit (Newsletter, Direct-Mailings, Presseaussendungen, Social-Media-Beiträge). Dabei sind sie mit der Erstellung von Texten, mit der Bearbeitung von Textbausteinen sowie mit Formatierungs- und Gestaltungsarbeiten befasst. Zur Öffentlichkeitsarbeit gehört auch der Einsatz bei öffentlichen Veranstaltungen der Polizei.

 

Office-Management:

Dieser Aufgabenbereich "Office-Management" (also "Büro-Organisation") ist äußerst vielfältig. Das beginnt damit, dass sich die SicherheitsverwaltungsassistentInnen darum kümmern, dass die Geräte und Anlagen (PC/Laptop, Drucker, Telefonanlage) der Dienststelle alle funktionieren, wobei sie einfache Probleme gleich selbst erledigen, z.B. durch Beheben eines Papierstaus im Drucker oder durch Ersetzen leerer Tonerpatronen. Im Rahmen der internen Kommunikation sorgen sie für die Erfassung, Strukturierung, Bearbeitung und Weiterleitung von Informationen. Weiters bearbeiten sie den Posteingang und Postausgang; sie verteilen die eingehenden Poststücke, frankieren die Versandstücke und beauftragen die Zustelldienste. Im Bereich der elektronischen Kommunikation haben sie die Aufgabe, E-Mails zu beantworten und weiterzuleiten. Das Terminmanagement umfasst das Koordinieren von Terminen und Terminänderungen, das Dokumentieren und Verwalten der Termine im Kalendersystem des Betriebs und das Verschicken von Termin-Informationen und Unterlagen. Im Bereich "Besprechungen und Meetings" fallen folgende Aufgaben an: Reservierung und Vorbereitung der Räume, Beschaffung/Vorbereitung der Unterlagen, Aufbereitung von Unterlagen (Erstellen von Handouts und Präsentationen), Erstellung und Versand von Einladungen, Empfang und Betreuung der BesucherInnen und Gäste, Protokollführung, Nachbereitung. Bei der Organisation von Dienstreisen recherchieren die SicherheitsverwaltungsassistentInnen zunächst die Verkehrsmittel und Routen; dann vergleichen sie die Angebote für Unterkünfte und Verkehrsmittel und führen die Buchungen durch. Auch die Kassaführung obliegt den SicherheitsverwaltungsassistentInnen; sie erfassen die Zahlungseingänge und -ausgänge, führen den Kassa-Abschluss durch und überprüfen regelmäßig den Kassastand.

Der neue Lehrberuf "SicherheitsverwaltungsassistentIn", der ab 1.5.2020 begonnen werden kann, wurde für die speziellen Anforderungen im Verwaltungsbereich der Polizei eingerichtet und dient auch zur Vorbereitung auf den Eintritt in den Polizeidienst bzw. in die Polizeiausbildung. Er entspricht zwar weitgehend dem verwandten Lehrberuf "VerwaltungsassistentIn" für die allgemeine öffentliche Verwaltung, umfasst aber vor allem die Aufgabenbereiche im Innendienst des Polizeibetriebs. Dazu gehören etwa die Erstellung und Bearbeitung bestimmter polizeilicher Schriftstücke (Ladungen, Bescheide, Verfahrensanordnungen) sowie die Kenntnisse der einschlägigen gesetzlichen Bestimmungen (z.B. Sicherheitspolizeigesetz).

SicherheitsverwaltungsassistentIn erledigen die Büroarbeiten in den Dienststellen der Polizei (Landespolizeidirektionen, Polizeikommissariate, Bezirkspolizeikommandos, Polizeiinspektionen). Die wichtigsten Aufgabenbereiche sind folgende:

  1. Sicherheitsverwaltung
  2. Beschaffung, Inventar- und Materialverwaltung
  3. Öffentliches Rechnungswesen
  4. Öffentlichkeitsarbeit
  5. Office-Management

 

Sicherheitsverwaltung:

SicherheitsverwaltungsassistentInnen erstellen alle Schriftstücke, die für die Polizeiarbeit erforderlich sind (Stellungnahmen, Bescheide, Einsprüche, Verhandlungsprotokolle, Sachverhaltsdarstellungen usw.). Die Aufgaben im Bereich der Sicherheitsverwaltung sind vor allem das Verfassen von Verfahrensanordnungen und Ladungen, die Vorbereitung von Akteneinsichten und die Erstellung und Bearbeitung von Schriftstücken (z.B. Stellungnahmen, Bescheide, Einsprüche). Die Grundlage dieser Arbeit sind Gesetze, Gerichtsurteile (Judikatur), Erlässe und Dienstanweisungen, die in Datenbanken und sonstigen Informationssystemen zur Verfügung stehen. SicherheitsverwaltungsassistentInnen unterstützen und beraten die ratsuchenden BürgerInnen bei der Wahrung ihrer Rechte und der Einhaltung ihrer Pflichten. Sie unterstützen auch andere Organisationseinheiten der Polizei und zuständige Behörd…

  • Fingerfertigkeit: Bedienen der Computertastatur bei Schreibarbeiten und Dateneingabe
  • Sehvermögen: Arbeiten am Computerbildschirm (Schreibarbeiten, Dateneingabe, Internetrecherche)
  • mathematisch-rechnerische Fähigkeiten: Vergleichen von Preisangeboten bei der Bestellung von Waren und Dienstleistungen, Kontrollieren der Rechnungen, Buchhaltungsarbeiten, Aufbereiten von Statistiken
  • Organisationstalent: Terminmanagement (Koordinieren von Terminen und Terminänderungen), Organisation von Dienstreisen, Koordinieren der Arbeitsabläufe
  • Kontaktfähigkeit: Beraten/Unterstützen der internen und externen Kunden/Kundinnen (Parteien, Bürger, andere Organisationseinheiten)
  • Fähigkeit zur Zusammenarbeit: Arbeit mit anderen Abteilungen, Teamarbeit innerhalb einer Abteilung
  • Sprachfertigkeit mündlich: Beraten/Informieren von Kunden/Kundinnen
  • Sprachfertigkeit schriftlich: Erstellen von Protokollen, Schriftverkehr, Erstellen von Informationsmaterialien
  • logisch-analytisches Denken: Buchhaltungsarbeiten, richtige Zuordnung und Verbuchung von Belegen (z.B. Rechnungen, Zahlungsbelege) nach verschiedenen Kriterien (Datum, Herkunft, Belegart); richtige Zuordnung von Akten in das Ablagesystem; Kalkulation im Bestellwesen
  • Merkfähigkeit: Beachten zahlreicher rechtlicher und organisatorischer Vorgaben
  • Selbständigkeit: eigenverantwortliches Arbeiten in fast allen Aufgabenbereichen

Betriebe/Lehrbetriebe:

Als Lehr- und Beschäftigungsbetriebe für den Lehreruf "SicherheitsverwaltungsassistentIn" sind die Dienststellen der Polizei vorgesehen. Es gibt folgende Arten von Dienststellen: 9 Landespolizeidirektionen in den Landeshauptstädten der Bundesländer (Eisenstadt, Klagenfurt, St. Pölten, Linz, Salzburg, Graz, Innsbruck, Bregenz, Wien); Polizeikommissariate (in Wien und in den Städten außerhalb der Landeshauptstädte: Leoben, Schwechat, Steyr, Villach, Wels, Wiener Neustadt); Bezirkspolizeikommandos und Polizeiinspektionen auf Bezirksebene.

 

Lehrstellensituation:

Der Lehrberuf tritt mit 1.5.2020 in Kraft. Es wird mit einer Lehrlingszahl von rund 40 Lehrlingen pro Lehrjahr gerechnet.

 

Unterschiede nach Geschlecht:

Der Lehrberuf "SicherheitsverwaltungsassistentIn" ist für Frauen und Männer gleichermaßen zugänglich. Es ist anzunehmen, dass sich wie in allen Büro-Lehrberufen auch hier mehr Mädchen als Burschen bewerben werden.

Berufsaussichten:

Die neue Lehrausbildung soll einen ersten Einstieg in die Berufslaufbahn im Polizeidienst bieten. Den AbsolventInnen stehen daher Karrieremöglichkeiten in den Polizeiberufen offen.

 

Beschäftigungsaussichten:

Es wird mit einer Lehrlingszahl von rund 40 Lehrlingen pro Lehrjahr gerechnet. Im Öffentlichen Dienst ist es üblich, dass Lehrlinge nach Abschluss der Lehre (Lehrabschlussprüfung) weiter beschäftigt werden.

Stellenangebote im "eJob-Room" (Internet-Stellenvermittlung des AMS):

Der folgende Link führt zum Abfrage-Formular des eJob-Room für das Berufsbündel "VerwaltungsassistentIn", dem der Beruf "AssistentIn in der Sicherheitsverwaltung" zugeordnet ist. Im Formular können Sie dann noch das Bundesland und den Arbeitsort und andere Kriterien auswählen; nach einem Klick auf "Weiter" erhalten Sie die Stellenangebote.

offene Job-Angebote

offene Lehrstellen

Ergebnisse aus dem Ausbildungskompass:

Kollektivvertragliche Mindest-Sätze (Brutto *), alle Beträge in Euro
* Brutto = Wert VOR Abzug der Abgaben (Versicherungen, Steuern)

AssistentIn in der Sicherheitsverwaltung
Kollektivvertrag (Brutto-Einkommen) gültig ab
Öffentlicher Dienst (Angestellte)
gültig ab 01.01.2020
01.01.2020
AssistentIn in der Sicherheitsverwaltung (inkl. Doppellehren)
Dieser Lehrberuf kann erst seit 1. Mai 2020 erlernt werden!
Anz./Jahr 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019
männlich k.A. k.A. k.A. k.A. k.A. k.A. k.A. k.A. k.A. k.A.
weiblich k.A. k.A. k.A. k.A. k.A. k.A. k.A. k.A. k.A. k.A.
gesamt k.A. k.A. k.A. k.A. k.A. k.A. k.A. k.A. k.A. k.A.
Frauenanteil k.A. k.A. k.A. k.A. k.A. k.A. k.A. k.A. k.A. k.A.
Quelle: WKÖ - Wirtschaftskammer Österreich
AssistentIn in der Sicherheitsverwaltung
Verwandte Lehrberufe LAP-Ersatz *
Archiv-, Bibliotheks- und InformationsassistentIn nein
Bankkaufmann/-frau nein
BetriebsdienstleisterIn nein
Betriebslogistikkaufmann/-frau nein
Buch- und MedienwirtschafterIn - Buch- und Musikalienhandel nein
Buch- und MedienwirtschafterIn - Buch- und Pressegroßhandel nein
Buch- und MedienwirtschafterIn - Verlag nein
Bürokaufmann/-frau ja <
DrogistIn nein
E-Commerce-Kaufmann/-frau nein
EDV-Kaufmann/-frau nein
EinkäuferIn nein
Einzelhandelskaufmann/-frau - Schwerpunkt Allgemeiner Einzelhandel nein
Einzelhandelskaufmann/-frau - Schwerpunkt Baustoffhandel nein
Einzelhandelskaufmann/-frau - Schwerpunkt Einrichtungsberatung nein
Einzelhandelskaufmann/-frau - Schwerpunkt Eisen- und Hartwaren nein
Einzelhandelskaufmann/-frau - Schwerpunkt Elektro-Elektronikberatung nein
Einzelhandelskaufmann/-frau - Schwerpunkt Feinkostfachverkauf nein
Einzelhandelskaufmann/-frau - Schwerpunkt Gartencenter nein
Einzelhandelskaufmann/-frau - Schwerpunkt Kraftfahrzeuge und Ersatzteile nein
Einzelhandelskaufmann/-frau - Schwerpunkt Lebensmittelhandel nein
Einzelhandelskaufmann/-frau - Schwerpunkt Parfümerie nein
Einzelhandelskaufmann/-frau - Schwerpunkt Schuhe nein
Einzelhandelskaufmann/-frau - Schwerpunkt Sportartikel nein
Einzelhandelskaufmann/-frau - Schwerpunkt Telekommunikation nein
Einzelhandelskaufmann/-frau - Schwerpunkt Textilhandel nein
Einzelhandelskaufmann/-frau - Schwerpunkt Uhren- und Juwelenberatung nein
Eventkaufmann/-frau nein
Finanz- und RechnungswesenassistentIn nein
Finanzdienstleistungskaufmann/-frau nein
Foto- und Multimediakaufmann/-frau nein
Großhandelskaufmann/-frau nein
Hotel- und GastgewerbeassistentIn nein
Hotel- und Restaurantfachmann/-frau nein
Hotelkaufmann/-frau nein
Immobilienkaufmann/-frau - Schwerpunkt Bauträger nein
Immobilienkaufmann/-frau - Schwerpunkt Makler nein
Immobilienkaufmann/-frau - Schwerpunkt Verwalter nein
Industriekaufmann/-frau nein
KanzleiassistentIn - Schwerpunkt Notariatskanzlei nein
KanzleiassistentIn - Schwerpunkt Rechtsanwaltskanzlei nein
Medizinproduktekaufmann/-frau nein
Mobilitätsservicekaufmann/-frau nein
Personaldienstleistungskaufmann/-frau nein
Pharmazeutisch-kaufmännisch(er/e) AssistentIn nein
ReisebüroassistentIn nein
Speditionskaufmann/-frau nein
SpeditionslogistikerIn nein
SportadministratorIn nein
SteuerassistentIn nein
Versicherungskaufmann/-frau nein
VerwaltungsassistentIn nein
Waffen- und MunitionshändlerIn nein
* LAP-Ersatz = Lehrabschlussprüfungs-Ersatz
< Die LAP im beschriebenen Lehrberuf ersetzt die LAP des verwandten Lehrberufs.

Folgende berufsbildende Schulen bieten teilweise eine ähnliche Ausbildung wie der Lehrberuf:

Normalformen (für 14-Jährige):

 

Sonderformen (für Erwachsene), die auch als Weiterbildung für LehrabsolventInnen geeignet sind:

Da dieser Beruf im öffentlichen Dienst bzw. bei der Polizei ausgeübt wird, kommen vor allem interne Weiterbildungen in Frage. Diese richten sich vor allem auf neue Computerprogramme im Büro-, Verwaltungs- und Statistik-Bereich (z.B. neue Versionen bestehender Office-Programme) sowie in der Buchhaltung und im Rechnungswesen. Derartige Büro- und Verwaltungskurse werden aber auch in den privaten Weiterbildungseinrichtungen angeboten, z.B. im WIFI (Wirtschaftsförderungsinstitut) und im BFI (Berufsförderungsinstitut).

Weiterführende Bildungsmöglichkeiten zur Erreichung höherer Bildungsabschlüsse bzw. zur Höherqualifizierung für AbsolventInnen dieses Lehrberufs:

Aufstiegsmöglichkeiten:

Im Lehrberuf "SicherheitsverwaltungsassistentIn" gibt es außer den regelmäßigen Gehaltsvorrückungen im Rahmen des Entlohnungsschemas kaum Aufstiegsmöglichkeiten. Es ist aber möglich, in die Polizei-Ausbildung einzusteigen und eine Karriere als PolizistIn anzustreben - genaue Informationen siehe unter www.polizeikarriere.gv.at.

 

Selbstständige Berufsausübung:

Die Möglichkeit einer selbstständigen Berufsausübung (als GewerbeinhaberIn, PächterIn oder GeschäftsführerIn) besteht für SicherheitsverwaltungsassistentInnen in folgenden freien Gewerben (ein freies Gewerbe erfordert keinen Befähigungsnachweis, sondern lediglich eine Anmeldung bei der Gewerbebehörde):

  • Büroservice (Zurverfügungstellung bürotechnischer Einrichtungen und die Durchführung von Büroarbeiten, eingeschränkt auf Schreibarbeiten, die Adressierung, Kuvertierung, Paketierung von Poststücken, die Durchführung von Botengängen sowie die Entgegennahme und Weitergabe von telefonischen oder im Wege anderer Kommunikationsmittel eingelangten Nachrichten)
  • Handelsgewerbe mit Ausnahme der reglementierten Handelsgewerbe und Handelsagent

Weitere freie Gewerbe finden Sie auf der Internetseite des Bundesministeriums für Digitalisierung und Wirtschaftsstandort unter www.bmdw.gv.at/Services/Publikationen/Bundeseinheitliche-Liste-der-freien-Gewerbe.html

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