Personaldienstleistungskaufmann/-frau

Berufsbereiche: Büro, Marketing, Finanz, Recht, Sicherheit
Ausbildungsform: Lehre
Infos zur Lehrlingsentschädigung (Lehrlingseinkommen)
Lehrzeit: 3 Jahre. Einstiegsgehalt lt. KV: € 1.480,- bis € 3.010,- * Arbeitsmarkttrend: steigend
* Die Gehaltsangaben entsprechen den Bruttogehältern bzw Bruttolöhnen beim Berufseinstieg. Achtung: meist beziehen sich die Angaben jedoch auf ein Berufsbündel und nicht nur auf den einen gesuchten Beruf. Datengrundlage sind die entsprechenden Mindestgehälter in den Kollektivverträgen (Stand: Juli 2018). Eine Übersicht über alle Einstiegsgehälter finden Sie unter www.gehaltskompass.at. Die Mindest-Löhne und Mindest-Gehälter sind in den Branchen-Kollektivverträgen geregelt. Die aktuellen kollektivvertraglichen Lohn- und Gehaltstafeln finden Sie in den Kollektivvertrags-Datenbanken des Österreichischen Gewerkschaftsbundes (ÖGB) und der Wirtschaftskammer Österreich (WKÖ).

Hinweis

Ältere Berufsbezeichnung(en): PersonaldienstleistungsassistentIn

Tätigkeitsmerkmale

Der Begriff "Personaldienstleistung" umfasst die Arbeitskräfteüberlassung, die Arbeitsvermittlung und die Personalberatung. Bei der Arbeitskräfteüberlassung werden Arbeitskräfte von einem Arbeitskräfteüberlassungs-Unternehmen, bei dem sie angestellt sind, an ein anderes Unternehmen sozusagen vermietet (befristet oder auch unbefristet). Bei der Arbeitsvermittlung werden arbeitsuchende Personen an Unternehmen, die Arbeitskräfte suchen, weitervermittelt (der größte Arbeitsvermittler in Österreich ist das staatliche Arbeitsmarktservice bzw. AMS, es gibt aber auch Privatunternehmen des Arbeitsvermittler-Gewerbes). Die Personalberatung ist die Beratung von Unternehmen in Personalangelegenheiten (Personalstruktur und -entwicklung, Qualifikationsbedarf, Weiterbildungsmaßnahmen, arbeitsrechtliche Fragen usw.).

Die wichtigsten Aufgabenbereiche der Personaldienstleistungskaufleute in den Unternehmen und Einrichtungen der Personaldienstleistung sind das Kunden- und Personal-Management, das Office-Management und die Beschaffung von Büromaterial, das Marketing sowie das betriebliche Rechnungswesen (Buchhaltung, Zahlungsverkehr). Es folgt eine kurze Beschreibung dieser Aufgaben:

 

Kunden- und Personal-Management:

Am Beginn der Personalvermittlungstätigkeit steht die genaue Ermittlung des Kundenbedarfs und die Kundenberatung. Wenn Kundenanfragen telefonisch oder per E-Mail hereinkommen, versuchen die Personaldienstleistungskaufleute diese gleich selbst zu beantworten; wenn es sich um schwierigere Anfragen handelt, leiten sie diese an spezialisierte KollegInnen oder Vorgesetzte weiter. Personaldienstleistungskaufleute wirken bei der Ermittlung des genauen Kundenbedarfs mit, indem sie die Anforderungen der KundInnen an das gewünschte Personal erkunden (Ausbildung, Kenntnisse, Fertigkeiten, persönliche Kompetenzen, Einsatzbereich usw.) und an der "Kundenstrukturanalyse" teilnehmen, also an der Beschreibung der Art und der Eigenschaften eines Unternehmens (Branche, Größe, Tätigkeitsfeld, Kollektivvertragszugehörigkeit usw.). Der nächste Schritt ist das sogenannte "Recruiting", also die Suche und Auswahl geeigneter BewerberInnen für die zu besetzenden Stellen. Personaldienstleistungskaufleute erstellen die Anforderungsprofile/Stellenbeschreibungen anhand der Anforderungen der Unternehmen und formulieren die Stellenausschreibungen. Wichtig ist auch die passende (zielgruppengerechte) Auswahl der Medien und der Methoden für die Stellenausschreibung (Zeitungsinserat, Internet, betrieblicher Aushang usw.). Wenn sich dann BewerberInnen melden, muss zunächst eine Vorauswahl getroffen werden, um dann in Bewerbungsgesprächen die Eignung für die zu besetzenden Stellen abzuklären. Personaldienstleistungskaufleute bereiten diese Gespräche vor, indem sie die jeweils passenden Fragen zusammenstellen und die Termine vereinbaren. Nach den Gesprächen erstellen sie eine Dokumentation der Ergebnisse sowie die Unterlagen zur Präsentation der BewerberInnen (z.B. Personalprofil), die den KundInnen als Entscheidungsgrundlage dienen. Wenn die AuftraggeberInnen eine Entscheidung getroffen haben, verfassen sie entsprechende Einstellungszusagen oder -absagen. Bei der Auftragsabwicklung erfüllen die Personaldienstleistungskaufleute folgende Aufgaben: Kalkulation der Angebote, Angebotserstellung (Zusammenstellen der erforderlichen Unterlagen, Vorbereiten der Angebote), Entgegennehmen und Prüfen der Aufträge (z.B. auf Übereinstimmung mit dem Angebot), Erstellen der Auftragsbestätigung und der Rechnung.

Ein Teil der "Personaldienstleistung", die sogenannte Arbeitskräfteüberlassung, erfordert weiters eine intensive Betreuung der MitarbeiterInnen. Personaldienstleistungskaufleute müssen Personaleinsatzpläne erstellen, wobei sie den Bedarf erfassen, die Arbeitsperioden festlegen und die Anzahl der erforderlichen MitarbeiterInnen planen. Sie müssen sich auch um die Ausbildung und Weiterbildung der MitarbeiterInnen kümmern, indem sie geeignete Weiterbildungsangebote erkunden und die Teilnahme organisieren. Sie sorgen für die Einhaltung des Arbeitsschutzes, indem sie die Schutzausrüstungen beschaffen und entsprechende Unterweisungen der MitarbeiterInnen durchführen. Und sie kümmern sich um die Einhaltung von arbeitsrechtlichen Terminen und Fristen (Probezeit, Ablauf von Qualifikationsnachweisen, Aufbewahrungsfristen von Personal- und Geschäftsunterlagen usw.) sowie um die Krankmeldungen der MitarbeiterInnen. Die Mitarbeiterbetreuung erfordert auch eine Reihe von Abrechnungs- und Verwaltungstätigkeiten. Hierher gehören etwa die Vorbereitung der Lohn- und Gehaltsabrechnung und die Abrechnung der lohn- und gehaltsabhängigen Abgaben (z.B. Krankenversicherung, Pensionsversicherung, Arbeitslosenversicherung). Für diese Aufgaben sind gute Kenntnisse der arbeitsrechtlichen Regelungen erforderlich, vor allem des Arbeitskräfteüberlassungsgesetzes (AÜG), des Arbeitszeitgesetzes und der Kollektivverträge. Zu den Abrechnungs- und Verwaltungstätigkeiten gehört auch die Ermittlung bestimmter Kennzahlen und die Aufbereitung von Statistiken (z.B. Entwicklung und Art des Personalbedarfs der Firmen, Verfügbarkeit und Qualifikation des Personals).

 

Office-Management:

Der Aufgabenbereich "Office-Management" (also "Büro-Organisation") umfasst alle Aufgaben zur Gewährleistung eines funktionierenden Bürobetriebs. Die Personaldienstleistungskaufleute sorgen dafür, dass die Bürogeräte und Anlagen (PC/Laptop, Drucker, Telefonanlage) alle funktionieren, wobei sie einfache Probleme oft selbst lösen, z.B. durch Beheben eines Papierstaus im Drucker oder durch Austauschen leerer Tonerpatronen. Sie bearbeiten den Posteingang und Postausgang, frankieren die Versandstücke und beauftragen die Zustelldienste. Personaldienstleistungskaufleute beantworten Anfragen, holen Auskünfte ein (telefonisch oder per E-Mail) und erledigen den Schriftverkehr (Briefe, E-Mails usw.). Sie sorgen für die erforderliche betriebliche Kommunikation, indem sie Informationen erfassen, strukturieren, bearbeiten und weiterleiten. Eine wichtige Aufgabe ist das Terminmanagement; es umfasst die Koordinierung von Terminen und Terminänderungen, die Dokumentation und Verwaltung der Termine im Kalendersystem des Betriebs und den Versand von Termin-Informationen und Unterlagen. Die Organisation von Besprechungen und Meetings umfasst die Reservierung und Vorbereitung der Räume, die Beschaffung und Vorbereitung der Unterlagen, die Aufbereitung von Unterlagen (Erstellung von Handouts und Präsentationen), die Erstellung und den Versand von Einladungen, den Empfang und die Betreuung der BesucherInnen und Gäste, die Protokollführung und die Nachbereitung (Schreiben der Protokolle, Zusammenfassung der Ergebnisse usw.). Wenn Personaldienstleistungskaufleute die Organisation von Dienstreisen durchführen müssen, recherchieren sie zunächst die Verkehrsmittel und Routen; dann vergleichen sie die Angebote für Unterkünfte und Verkehrsmittel und führen die Buchungen durch. Eine weitere Aufgabe im Office-Management ist die Kassaführung. Dabei erfassen die Personaldienstleistungskaufleute die Zahlungseingänge und -ausgänge, führen den Kassa-Abschluss durch und überprüfen regelmäßig den Kassastand.

Sie kümmern sich um die Beschaffung von Büromaterial, indem sie laufend den Bedarf an Büromaterial ermitteln, Anbote einholen, die Preise und Konditionen vergleichen und die Warenbestellungen durchführen.

Beschaffung:

Personaldienstleistungskaufleute sorgen dafür, dass im Betrieb alle erforderlichen Materialien und Arbeitsmittel (Werkzeug, Schutzausrüstung, Büromaterial usw.) in ausreichender Menge vorhanden sind. Sie ermitteln laufend den Warenbestand und den Bedarf an Material und Dienstleistungen (z.B. Reparaturen), holen Anbote ein, Vergleichen die Preise und Konditionen, führen die Warenbestellungen und die Beauftragung von Dienstleistungen durch und Überwachen die Liefer- und Leistungstermine. Sie vergleichen die Lieferung bzw. Leistung mit der Bestellung und kontrollieren die gelieferten Waren und Dienstleistungen. Bei mangelhaften Lieferungen und Leistungen dokumentieren sie die Mängel und verfassen Reklamationsschreiben an die Lieferfirmen. Im Lager führen sie regelmäßig Kontrollen der Lagerbestände durch und sorgen für die fachgerechte Lagerung der neu gelieferten Waren. In bestimmten Zeitabständen (meist einmal pro Jahr) führen sie die Inventur durch, also die Bestandsaufnahme der vorhandenen Gegenstände und Materialien.

 

Marketing:

Unter "Marketing" versteht man alle Maßnahmen eines Unternehmens, die eigenen Angebote so zu gestalten und darzustellen, dass sie von den KundInnen wahrgenommen und nachgefragt werden. Wichtige Teilbereiche des Marketings sind z.B. Werbung und Öffentlichkeitsarbeit (z.B. in den Medien); Ein wichtiger Marketingbereich in der Personaldienstleistung ist das sogenannte "Employer Branding", also eine Art "Markenbildung für Arbeitgeber", wobei mit Konzepten aus dem Marketing versucht wird, ein Unternehmen als attraktiven Arbeitgeber darzustellen und von anderen Unternehmen am Arbeitsmarkt positiv abzuheben. Personaldienstleistungskaufleute sind an der Gestaltung von Info- und Werbematerialien beteiligt, indem sie z.B. Newsletter, Direct-Mailings, Presseaussendungen, Social-Media-Beiträge und Ähnliches erstellen und gestalten (teilweise auch mit speziellen Computer-Grafikprogrammen), und sie wirken an der Umsetzung der Employer Branding Maßnahmen mit. Weiters beobachten sie laufend die sozialen Netzwerke, um deren mögliche Bedeutung und deren Auswirkungen für den eigenen Betrieb zu erkunden. Und sie arbeiten auch bei Veranstaltungen mit, bei denen sich das Unternehmen der Öffentlichkeit präsentiert.

 

Betriebliches Rechnungswesen:

Das Rechnungswesen dient der genauen Dokumentation aller finanziellen Angelegenheiten eines Betriebes. Personaldienstleistungskaufleute prüfen alle Belege (Rechnungen, Zahlungsbelege) auf Richtigkeit und Vollständigkeit. Sie ordnen die Belege nach Datum, Herkunft und Belegart und bereiten sie für die Verbuchung vor. Sie prüfen die Rechnungen auf rechnerische und sachliche Richtigkeit und führen die Zahlungen per Zahlschein oder Online-Überweisung durch. Die Überprüfung der Zahlungseingänge und -ausgänge erfolgt durch regelmäßige Kontrolle der Kontoauszüge. Und schließlich gehört zum Rechnungswesen auch die Aufbereitung der Finanz-Daten, die Ermittlung von Kennzahlen und die Erstellung von Statistiken, die der Betriebsführung als Grundlagenmaterial für die betriebswirtschaftlichen Entscheidungen dienen.

Der Begriff "Personaldienstleistung" umfasst die Arbeitskräfteüberlassung, die Arbeitsvermittlung und die Personalberatung. Bei der Arbeitskräfteüberlassung werden Arbeitskräfte von einem Arbeitskräfteüberlassungs-Unternehmen, bei dem sie angestellt sind, an ein anderes Unternehmen sozusagen vermietet (befristet oder auch unbefristet). Bei der Arbeitsvermittlung werden arbeitsuchende Personen an Unternehmen, die Arbeitskräfte suchen, weitervermittelt (der größte Arbeitsvermittler in Österreich ist das staatliche Arbeitsmarktservice bzw. AMS, es gibt aber auch Privatunternehmen des Arbeitsvermittler-Gewerbes). Die Personalberatung ist die Beratung von Unternehmen in Personalangelegenheiten (Personalstruktur und -entwicklung, Qualifikationsbedarf, Weiterbildungsmaßnahmen, arbeitsrechtliche Fragen usw.).

Die wichtigsten Aufgabenbereiche der Personaldienstleistungskaufleute in den Unternehmen und Einrichtungen der Personaldienstleistung sind das Kunden- und Personal-Management, das Office-Management und die Beschaffung von Büromaterial, das Marketing sowie das betriebliche Rechnungswesen (Buchhaltung, Zahlungsverkehr). Es folgt eine kurze Beschreibung dieser Aufgaben:

 

Kunden- und Personal-Management:

Am Beginn der Personalvermittlungstätigkeit steht die genaue Ermittlung des Kundenbedarfs und die Kundenberatung. Wenn Kundenanfragen telefonisch oder per E-Mail hereinkommen, versuchen die Personaldienstleistungskaufleute diese gleich selbst zu beantworten; wenn es sich um schwierigere Anfragen handelt, leiten sie diese an spezialisierte KollegInnen oder Vorgesetzte weiter. Personaldienstleistungskaufleute wirken bei der Ermittlung des genauen Kundenbedarfs mit, indem sie die Anforderungen der KundInnen an das gewünschte Personal erkunden (Ausbildung, Kenntnisse, Fertigkeiten, persönliche Kompetenzen, Einsatzbereich usw.) und an der "Kundenstrukturanalyse" teilnehmen, also an der Beschreibung der Art und der Eigenschaften eines Unternehmens (Branche, Größe, Tätigkeitsfe…

Kollektivvertragliche Mindest-Sätze (Brutto *), alle Beträge in Euro
* Brutto = Wert VOR Abzug der Abgaben (Versicherungen, Steuern)

Personaldienstleistungskaufmann/-frau
Kollektivvertrag (Brutto-Einkommen) gültig ab
Private Personaldienstleister (Arbeitskräfteüberlasser und Arbeitsvermittler) (Angestellte)
gültig ab 01.01.2020
01.01.2020
Arbeitsmarktservice (AMS) (Angestellte)
gültig ab 01.01.2020
01.01.2020
  • Sehvermögen: Bildschirmarbeit;
  • mathematisch-rechnerische Fähigkeit: Auswerten von Statistiken, Kennzahlen und Daten, Buchhaltung, Lohn- und Gehaltsverrechnung;
  • Organisationstalent: Terminplanung, Verwaltungstätigkeiten, Personalbedarfsermittlung;
  • Kontaktfähigkeit: Betreuen von Personal und KundInnen;
  • Fähigkeit zur Zusammenarbeit: Arbeiten im Team;
  • Sprachfertigkeit mündlich: Kontakt mit KundInnen und AuftraggeberInnen, Führen von Bewerbungsgesprächen;
  • Sprachfertigkeit schriftlich: Verfassen von Stellenanzeigen und Arbeitsverträgen, Schriftverkehr;
  • Merkfähigkeit: Merken der zahlreichen rechtlichen Grundlagen der Personaldienstleistungen.

Betriebe/Lehrbetriebe: Beschäftigungsmöglichkeiten für Personaldienstleistungskaufleute gibt es in Arbeitskräfteüberlassungsunternehmen (Personalbereitstellung, Personalleasing), Arbeitsvermittlungen sowie Personal- und Unternehmensberatungen. Lehrbetriebe gibt es vor allem in größeren Städten. Neben den Privatunternehmen bildet auch das Arbeitsmarktservice (AMS) Lehrlinge in diesem Lehrberuf aus.

Lehrstellensituation: Die Gesamtzahl der Lehrlinge lag in den letzten Jahren recht stabil bei knapp 100 Lehrlingen.

Unterschiede nach Geschlecht: Der Lehrberuf wurde ursprünglich von Frauen erheblich häufiger erlernt als von Männern. In den letzten Jahren ist der Männeranteil allerdings gestiegen und lag zuletzt bei schon fast der Hälfte aller Lehrlinge.

Berufsaussichten: Die Zahl der Unternehmen im Bereich Vermittlung und Überlassung von Arbeitskräften ist in den letzten Jahren gewachsen. Auch die Beschäftigung in diesem Bereich hat sich positiv entwickelt.

Beschäftigungsaussichten: Die Beschäftigungsaussichten für Fachkräfte in diesem Berufsbereich sind gut, da die Nachfrage voraussichtlich weiter steigen wird.

Stellenangebote im "eJob-Room" (Internet-Stellenvermittlung des AMS):

Der folgende Link führt zum Abfrage-Formular des eJob-Room für das Berufsbündel "PersonalberaterIn", dem der Beruf "Personaldienstleistungskaufmann/-frau" zugeordnet ist. Im Formular können Sie dann noch das Bundesland und den Arbeitsort und andere Kriterien auswählen; nach einem Klick auf "Weiter" erhalten Sie die Stellenangebote.

offene Job-Angebote

offene Lehrstellen

Ergebnisse aus dem Ausbildungskompass:
Personaldienstleistungskaufmann/-frau (inkl. Doppellehren)
Die Angaben enthalten die Lehrlingszahlen des Vorläuferlehrberufs "PersonaldienstleistungsassistentIn" (auslaufend seit 1.5.2020)!
Anz./Jahr 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019
männlich 26 16 17 18 18 28 37 47 43 41
weiblich 62 75 77 61 59 70 60 66 53 54
gesamt 88 91 94 79 77 98 97 113 96 95
Frauenanteil 70,5% 82,4% 81,9% 77,2% 76,6% 71,4% 61,9% 58,4% 55,2% 56,8%
Quelle: WKÖ - Wirtschaftskammer Österreich
Personaldienstleistungskaufmann/-frau
Verwandte Lehrberufe LAP-Ersatz *
Archiv-, Bibliotheks- und InformationsassistentIn nein
AssistentIn in der Sicherheitsverwaltung nein
Bankkaufmann/-frau nein
BetriebsdienstleisterIn nein
Betriebslogistikkaufmann/-frau nein
Buch- und MedienwirtschafterIn - Buch- und Musikalienhandel nein
Buch- und MedienwirtschafterIn - Buch- und Pressegroßhandel nein
Buch- und MedienwirtschafterIn - Verlag nein
Bürokaufmann/-frau ja <
DrogistIn nein
E-Commerce-Kaufmann/-frau nein
EDV-Kaufmann/-frau nein
EinkäuferIn nein
Einzelhandelskaufmann/-frau - Schwerpunkt Allgemeiner Einzelhandel nein
Einzelhandelskaufmann/-frau - Schwerpunkt Baustoffhandel nein
Einzelhandelskaufmann/-frau - Schwerpunkt Einrichtungsberatung nein
Einzelhandelskaufmann/-frau - Schwerpunkt Eisen- und Hartwaren nein
Einzelhandelskaufmann/-frau - Schwerpunkt Elektro-Elektronikberatung nein
Einzelhandelskaufmann/-frau - Schwerpunkt Feinkostfachverkauf nein
Einzelhandelskaufmann/-frau - Schwerpunkt Gartencenter nein
Einzelhandelskaufmann/-frau - Schwerpunkt Kraftfahrzeuge und Ersatzteile nein
Einzelhandelskaufmann/-frau - Schwerpunkt Lebensmittelhandel nein
Einzelhandelskaufmann/-frau - Schwerpunkt Parfümerie nein
Einzelhandelskaufmann/-frau - Schwerpunkt Schuhe nein
Einzelhandelskaufmann/-frau - Schwerpunkt Sportartikel nein
Einzelhandelskaufmann/-frau - Schwerpunkt Telekommunikation nein
Einzelhandelskaufmann/-frau - Schwerpunkt Textilhandel nein
Einzelhandelskaufmann/-frau - Schwerpunkt Uhren- und Juwelenberatung nein
Eventkaufmann/-frau nein
Finanz- und RechnungswesenassistentIn nein
Finanzdienstleistungskaufmann/-frau nein
Foto- und Multimediakaufmann/-frau nein
Großhandelskaufmann/-frau nein
Hotel- und GastgewerbeassistentIn nein
Hotel- und Restaurantfachmann/-frau nein
Hotelkaufmann/-frau nein
Immobilienkaufmann/-frau - Schwerpunkt Bauträger nein
Immobilienkaufmann/-frau - Schwerpunkt Makler nein
Immobilienkaufmann/-frau - Schwerpunkt Verwalter nein
Industriekaufmann/-frau nein
KanzleiassistentIn - Schwerpunkt Notariatskanzlei nein
KanzleiassistentIn - Schwerpunkt Rechtsanwaltskanzlei nein
Medizinproduktekaufmann/-frau nein
Mobilitätsservicekaufmann/-frau nein
Pharmazeutisch-kaufmännisch(er/e) AssistentIn nein
ReisebüroassistentIn nein
Speditionskaufmann/-frau nein
SpeditionslogistikerIn nein
SportadministratorIn nein
SteuerassistentIn nein
Versicherungskaufmann/-frau nein
VerwaltungsassistentIn nein
Waffen- und MunitionshändlerIn nein
* LAP-Ersatz = Lehrabschlussprüfungs-Ersatz
< Die LAP im beschriebenen Lehrberuf ersetzt die LAP des verwandten Lehrberufs.

Folgende berufsbildende Schulen bieten teilweise eine ähnliche Ausbildung wie der Lehrberuf:

Normalformen (für 14-Jährige):

 

Sonderformen (für Erwachsene), die auch als Weiterbildung für LehrabsolventInnen geeignet sind:

Berufsförderungsinstitut (BFI) und Wirtschaftsförderungsinstitut (WIFI) bieten zahlreiche Weiterbildungskurse für den Bürobereich an (z.B. betriebliches Rechnungswesen, Fremdsprachen, EDV, Kundenbetreuung usw.). In großen Betrieben werden zur kaufmännischen Weiterbildung innerbetriebliche Kurse oder Seminare durchgeführt.

Personaldienstleistungskaufleute können die Aufstiegsposition "AbteilungsleiterIn" erreichen.

Selbstständige Berufsausübung:

Die Möglichkeit einer selbstständigen Berufsausübung (als GewerbeinhaberIn, PächterIn oder GeschäftsführerIn) besteht für Personaldienstleistungskaufleute im reglementierten Gewerbe "Überlassung von Arbeitskräften" (Befähigungsnachweis erforderlich).

Weiters können Personaldienstleistungskaufleute in den freien Gewerben "Arbeitsvermittlung" und "Durchführung von standardisierten Testverfahren, wie etwa Eignungs-, Charakter- und Persönlichkeitsuntersuchungen unter Ausschluss jeder der der Unternehmensberatung einschließlich der Unternehmensorganisation vorbehaltenen Tätigkeiten" tätig sein. Ein freies Gewerbe erfordert keinen Befähigungsnachweis, sondern lediglich eine Anmeldung bei der Gewerbebehörde.

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